Word如何制作规范公文

2024-10-25

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　　近年来，公文写作越来越受到各级机关的重视，国家早在1999年就印发了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704——1999)，并于2000年发布了《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)，但长期以来，在公文的制作与排版上，特别是如何用Word制作常用公文，我们一直难以找到一个很好的办法来制作规范的公文。为此，笔者根据国家规定，结合多年来制作公文的经验，进行了简要的整理，总结出以下用Word制作常用公文的程序和方法，供大家参考。

　　第一步，进入Word界面

　　第二步，页面设置

　　从“文件”栏中单击“页面设置”，弹出选项，在“页边距”栏中选择“上：37mm;下：35mm;左：28mm;右：26mm”。在“纸张”栏中选择“纸型：A4;宽度：210mm;高度：297mm”。在“版式”栏选择“奇偶页不同：√;页眉：15mm;页脚：28mm”。

　　第三步，发文字号

　　如果是下行文，则将光标移至页面103mm位置(在word界面的下面显示有“位置：X X”字样，光标上下移动，“位置”数据会跟着变化)，用3号仿宋输入内容居中即可;如果是上行文，则将光标移至页面158mm位置，左空1字用3号仿宋输入发文字号，然后右空1字用3号仿宋输入“签发人”加全角冒号，后用3号楷体输入签发人姓名;如果是平行文，则将光标移至55 mm处，对齐页面右边输入发文字号。下行文、上行文、平行文(函)发文字号位置是由《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》的规定决定的，公文用纸为A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。因发文字号位于发文机关标识下空2行位置(按3号仿宋字高度约为20mm)，加之下行文和上行文要留出天头37mm，下行文发文机关标识距版心上边缘25 mm(上行文为80 mm)，发文机关标识高度21mm(高限22mm)，故下行文发文字号的位置应为37+25+21+20=103mm处，上行文发文字号的位置应为37+80+21+20=158mm处;而平行文(函)按规定发文机关上边缘距上页边30mm，发文机关标识高度21mm，发文机关标识下边缘4mm处有武文线(上粗下细)，故平行文(函)发文字号的位置应为30+21+4=55mm处。

　　第四步，标题

　　在发文字号后空两行位置用2号小标宋简体字输入内容，并进行段落调整。可选定标题后，点击鼠标右键，弹出对话框，单击“段落”，再弹出一个对话框，选择“行距：固定值;设置值：40磅”(即以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

　　第五步，主送机关

　　标题后下空一行位置顶格，用3号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。

　　第六步，正文

　　在主送机关下一行空2个字位置，用3号仿宋输入正文内容。

　　第七步，附件

　　公文如有附件，则在正文之后空一行并空2个字位置用3号仿宋字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如“附件：1.X X X X”。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，这里的“附件”后不能用冒号。

　　第八步，成文日期。在附件后(无附件则在正文后)空3行位置(如果是办公室文件则空2行即可)输入成文日期，但须右空4个字。可采用插入办法，单击word“插入”，选择并点击“日期和时间”，弹出对话框，选择“语言：中文(中国);可用格式：二〇〇六年X月X日”。

　　第九步，附注

　　在成文日期下一行空2字位置，用3号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用小括号“()”括上。如回复提案、议案、人大代表建议，以及请求等，需采用附注方式标注联系人及联系电话，中间空1个字但不用标点符号。

　　第十步，正文段落调整

　　将全部正文选定，用调整标题行距的办法进行正文段落调整，但正文的设置值为28磅(即以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行)。

　　第十一步，印刷版记

　　位于公文的最后，且在最后一页的底端。首先用3号黑体输入“主题词”，并加全角冒号，然后用3号小标宋简体输入词目，每个词目间空1个字的位置。在主题词下一行左空1个字位置用3号仿宋输入“抄送”，后加全角冒号，然后输入抄送单位，抄送单位之间用逗号隔开，最后用句号结束，如果抄送单位不只一行，则对齐第一个抄送单位的位置排列。在抄送机关下一行空1字位置用3号仿宋输入印发机关;在同一行右空1字用3号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开，最后一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度。

　　第十二步，设定页码

　　首先从“插入”栏中单项击“页码”，弹出选项，选择“位置：页面底端;首页显示页码：√”。然后，单击“格式”，弹出“页码格式”对话框，在“数字格式”栏选择“- 1 -”格式。最后，双击显示的页码，选定后选4号白体字，同时，将奇数页右空1个字的位置，将偶数页左空1个字的位置。

　　还要注意一点，在每个对话框结束之后须点击“确定”，否则选项无效。