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本文摘要：在当今这个信息化的商业环境中，很多企业对其信息系统不断添加的依赖性，但考虑到其间的风险、收益和效益，使得电子文档管理成为公司处理越来越关键的一部分。信息文档安全越来越受到重视，排除其他个性或者特出的功能，企业公司都愿意使用文档管理软件来保证文档安全。 企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰。其一，企业的知识资源内容庞杂、体系繁多，如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类;其二，当所有知识都...
在当今这个信息化的商业环境中，很多企业对其信息系统不断添加的依赖性，但考虑到其间的风险、收益和效益，使得电子文档管理成为公司处理越来越关键的一部分。信息文档安全越来越受到重视，排除其他个性或者特出的功能，企业公司都愿意使用文档管理软件来保证文档安全。
企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰。其一，企业的知识资源内容庞杂、体系繁多，如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类;其二，当所有知识都已被放在系统中统一管理起来后，应用时该如何确保这些知识的安全性;其三，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到所需的文档内容。
那么如何提高共享文件的安全性呢?小编总结出以下几点建议：
一、相互独立，分部门控制
互相独立是指如果一个文档在某一个目录下存在，就不能出现在其他目录。目录之间是相互独立的，不能重叠、交叉。完全穷尽是指知识库目录应该覆盖企业所有的文档，要避免有些文档找不到合适的目录存放。
二、层级不宜过多
一般来讲，企业知识库目录设置不能超过四层。否则，就会影响员工维护、应用知识库的积极性。同时还要注意的是，知识库目录的设置要以满足用户需求为准则。
三、文件权限分配
管理员可对共享文件夹的不同用户设置不同的使用权限，自行勾选设置：可读权限、可编辑权限、可打印权限、解密权限、授权权限、完全控制权限等。方便企业信息精华细化管理。
四、日志审计
共享文件管理软件系统提供完备的日志管理，可记录文件日志、管理日志、打印日志、授权日志等详细日志，并提供日志查询、导入、导出功能，确保文件操作的可追溯性。
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