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公司办公，内部重要文档，员工之间需要文件传播，但不允许公司文件，传出去。那么如何做到对公司员工进行监管，又能对企业文件外发控制呢?做到文件外发，不泄露公司重要文件。
文件外发控制，顾名思义就是把文件发送出去后，还能够控制接收方对于文件的操作权限，包括打开次数，阅读时间，能否打印、另存、编辑等。通过这样的“遥控”，一方面能有效防止重要文件被二次传播或非法篡改，另一方面也便更好地掌握了对方的动向，推知合作意图。那么文件外发控制都可以应用在哪些场合呢?
在企业中这种文件外发控制的需求是随处可见的
无论公司的大小都会因业务需要，需要将一些重要的电子文档发给客户或者合作伙伴来进行商讨的情况，可要将文件外发，就必须对原有的图纸进行解密，一旦解密发出去，就意味着企业的这些重要图纸文件将不再受到控制。
例如企业将内部重要数据发给客户后，客户可能会将这些核心资料传递给其他用户或者竞争对手使用，这些用户又会将资料传递给另外的人员使用。如此循环，企业商业文件将大范围不受控制地任意扩散、无序传播，会使企业机密遭受恶意曝露;由此引起的商业纠纷，即使通过法律手段解决，也不好界定或者为时已晚。
在这种情况下，企业需要一套完善的公司电脑监控系统，既可以监管员工上网行为，又能对公司文件进行防泄密保护，能够避免机密泄漏。
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