如何避免打印时文件数据泄露？企业怎么保障文件的安全？

2024-10-29

防止公司打印泄密是一个综合性的任务，需要从多个方面入手，以确保打印过程中的信息安全。以下是一些有效的措施，可以帮助公司远离打印泄密的风险：

一、选择安全的打印环境

专用打印机：为处理敏感信息的员工配备专用打印机，避免与其他非敏感信息混合打印。
物理隔离：将打印区域与办公区域进行物理隔离，限制非授权人员进入。
监控设备：在打印区域安装摄像头，实时监控打印活动，增强威慑力并提供调查线索。

二、选择专业的管控软件

软件推荐：安企神软件系统

支持对打印权限进行精细化管理，可以根据员工的职位、部门或项目需求，设置不同的打印权限。

对于敏感或重要文件的打印，可以设置审批流程，确保打印行为得到授权和监控。

能够实时监控所有连接到网络的打印机的打印内容，确保敏感信息不被非法打印。

系统记录每次打印的详细信息，包括打印时间、打印者、打印的文件名、内容摘要等，方便管理员进行审计和追溯。

支持自定义设置水印内容，包括文字水印、图片水印、二维码水印等，满足不同企业的需求。

在打印的纸质文档上自动添加水印，如企业logo、用户个人信息等，对纸质文档泄密行为起到震慑作用。

3. 加强打印管理

权限控制：通过IT系统对员工的打印权限进行分级管理，限制非授权人员的打印操作。对于敏感文件的打印，可以设置审批流程，确保打印行为的合规性。
使用专业软件：利用如安企神等专业的终端安全管理软件，提供全面的打印管理功能，包括打印权限控制、添加水印、打印记录查看等。这些功能能够有效防止打印泄密，提高打印安全性。