企业如何管控员工外发的文件？哪些软件能防止文件外泄？

2024-10-29

公司上网行为管理，就用安企神软件

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在数字化办公日益普及的今天，企业面临着前所未有的数据泄露风险。员工外发文件作为数据流转的重要环节，其安全性备受关注。为了有效管控员工外发文件，防止敏感信息泄露，企业需借助专业的文件外发管控软件。这些软件通过加密、权限控制等手段，确保文件在传输过程中的安全性，为企业数据安全保驾护航。

一、企业管控员工外发文件的措施

1.文件分类与等级制度
根据文件的重要性和敏感性，将文件分为不同的等级，如机密、秘密、内部使用等。
对不同等级的文件采取不同的管控措施，确保敏感信息得到特别保护。

2.明确文件外发规定
制定详细的文件外发规定，明确员工在何种情况下可以外发文件，如何外发文件，以及外发文件后需要承担的责任。
广泛宣传这些规定，确保每位员工都了解并遵守。

3.加密与数字水印技术
使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的安全性。
在文件中嵌入数字水印，以追踪文件的来源和流向，一旦文件被非法传播，可以迅速定位并追究责任。

二、文件外发防泄密软件推荐

1.安企神软件系统

透明加密：在不改变用户操作习惯的前提下，对敏感数据进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的安全性。

智能解密：根据用户的权限和策略设置，智能解密文件，确保只有授权用户才能访问和查看敏感内容。

实时监控：系统会实时监控电脑里的文件，看谁在什么时候访问了哪些文件，有没有修改或者删除它们，及时发现并处理异常行为。

外发审批：支持对文件外发进行审批控制，确保外发文件的合法性和安全性。

外发文件加密：对需要外发的文件进行加密处理，这样文件在通过网络或者其他方式传给别人的时候，就能保证它不会被坏人偷看或者篡改，确保文件能够安全地到达对方手里。

防截屏与防拷贝：防止员工通过截屏或复制、粘贴等方式泄露敏感信息。

适用场景：该系统适合对内部网络安全和数据保护有较高要求的企业，特别是需要全面监控和管理员工上网行为，防止数据泄露和内部威胁的企业。

2.洞眼查

提供全面的文件加密、权限控制、审计日志等功能，支持对文件外发进行限制，如设置最大打开次数和最大访问天数。

3.Symantec Data Loss Prevention (DLP)

提供全面的数据保护策略，支持网络、存储、端点等多个层面的数据监控和保护。通过强大的分析功能和实时威胁情报，帮助企业识别潜在的数据泄露风险。

4.McAfee Total Protection for Data Loss Prevention

提供全面的数据保护功能，包括数据发现、监控和阻止未经授权的数据传输。集成了威胁情报和机器学习技术，提升数据泄露风险的识别和应对能力。

5.Digital Guardian Data Protection Platform

专注于端点数据保护，能够监控和控制用户行为，防止敏感数据被未经授权的用户访问或传输。提供强大的数据加密和访问控制功能。

6.Folder Lock

提供全面的文件保护功能，包括文件加密、文件夹锁定、密码保护和安全备份等。支持多种文件格式和加密强度。

7.CipherSuite

一款企业级的数据加密和安全管理软件，提供文件加密、权限管理、审计日志等功能，确保敏感数据在存储和传输过程中的安全性。

8.SecureDoc

通过透明加密技术确保数据在存储和传输过程中的安全性。支持多种操作系统，能够轻松集成到现有的IT环境中。提供灵活的密钥管理策略和远程擦除功能。

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