office邮件合并让举办活动更高效

2024-10-23

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最近学生会准备开展一个纪念“五四”演讲比赛，计划邀请部分老师做评委，先由5位评委分别给演讲稿打分，选取前10名，并发送电子邮件通知参加现场演讲，最后评出一等奖1人，二等奖3人，三等奖6人，现场打印获奖证书并颁奖。用好Office 2016的“邮件合并”功能，可以让各个环节更高效。

1. 前期准备工作

用Excel 2016制作一个评分表，和所有演讲稿一起打包发给评委老师，在老师打分后汇总到一个Excel表格中，使用自动求和计算出总分，将其保存成为“汇总表”（图1）。用Word制作一个参赛通知书以备用，其中“参赛者姓名”和“总分”前面留空。

office邮件合并让举办活动更高效(图1)

打开Outlook 2016，将学生会的电子邮箱设置为默认账户，单击“文件”按钮，单击“添加账户”按钮添加学生会的电子邮箱（图2）。这样在后面可以用学生会的邮箱给参赛学生发送电子邮件。

office邮件合并让举办活动更高效(图2)

2. 筛选后发邮件

现在需要给演讲稿总分前10名的学生发送参赛通知书。首先用Word打开参赛通知书文档，切换到“邮件”选项，单击“选择收件人”按钮选择“使用现有列表”，选择制作的“汇总表”电子表格。将光标置于“同学”前，单击“插入合并域”选择“参赛选手”（图3），在“（总分500分）”前插入合并域中的“总分”选项。如果为了突出参赛选手和总分两个选项，可重新设置字体和字号。单击“预览结果”按钮，可以查看合并后的效果。

office邮件合并让举办活动更高效(图3)

由于只需要给前10名的学生发送邮件，所以需要对汇总表中的总分进行排序并筛选，单击“编辑收件人列表”按钮，单击“排序”按钮弹出对话框，在“排序依据”中选择“总分”，并选择“降序”，这样就将总分从高到低进行了排列。单击“筛选”按钮弹出对话框，设置“总分域”大于等于459，因为第10名是459分，单击“确定”后，后面进行数据合并时就只选取前10名（图4）。

office邮件合并让举办活动更高效(图4)

单击“预览”按钮可以查看合并后的效果，单击“完成并合并”按钮选择“发送电子邮件”弹出对话框，收件人中选择“邮箱”，主题行中输入通知说明，邮件格式为HTML，最后单击“确定”按钮即会使用Outlook逐个给前10名的选手发送通知书（图5）。

office邮件合并让举办活动更高效(图5)

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