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随着经济的持续发展，现代公司文件的外发已经成为日常办公行为，这既可以大幅提高工作效率，也可以建立企业间的合作机制，同时增强企业联系，提高企业效益。但是，如果企业文件不受严格的管理和控制，企业内外的安全也将面临严重的威胁。为此，企业必须采取一系列有效措施，确保公司文件的外发管控，才能够确保内部信息的安全性。
首先，企业应制定有效的文件外发管理制度，明确文件外发的依据、载体、内容，以及有关人员的职责与授权。明确发文之前，文件内容、表述格式均应经过公司相关负责部门的严格审批，以及信息部、法务部等专业部门的核查。文件发送后，应当监督，定时统计文件的合规及法规遵从性情况，对文件审批进度、发文数量、外发额度、外发人员等进行有效的管控。
其次，企业应建立可信的信息系统，搭建章程管理、资料存档和索引系统，方便管理人员时时查询和利用信息。此外，还应采取一套有效的安全措施，防止文件的外发和误用。应安装安全措施，如加密软件、网络防火墙等，合理管控文件及资料的存储和查看权限，加强以经济损失和社会危害为重点的责任制机制，同时建立文件外发审查机制，以加强监督。
最后，企业应加强管理人员的专业培训，制定管理制度并不一定能够真正实施落地，最终的执行效果还取决于管理人员的能力。因此，企业应不断对相关负责人员进行规则和法规的培训，以提高他们的管理水平，确保他们有效地实施文件外发管理制度。
公司文件外发管控是企业竞争与发展中，企业及其他机构信息安全管理的重要内容。企业要加强管理，不断完善公司安全规章制度和文件外发管理机制，提高对文件内容的审查力度，严格管控文件的外发功能，实现对文件的安全传输。只有这样，企业才能确保文件安全管理更加严格，确保企业的合法经营和稳定发展。
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