文件防泄密系统如何保障企业文档的安全性？

2022-12-26

企业文件管理难点

1. 重要资料没有安全保障

企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见，与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况，据数据显示，85%的职员可轻松下载这些具有"竞争力"的资料和信息，78%的资料外泄来源于企业内部。

员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

2. 文件外发没有安全保障

各种类型的电子文档的使用、存储和传输都已深入工作的方方面面。虽然电子文档使用起来方便且不占据办公空间,但在流通过程中随时存在被病毒感染、破坏以及内容泄露等风险。

文档在储存的时候我们习惯用U盘进行拷贝，邮件互发，很难保证这些操作的安全性，所以文档信息的生存环境可以说是险象环生。

3. 历史操作无法记录与查看

企业工作离不开文档，成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作，每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录，工作失误后责任相互推诿的现象严重;

公司的机密文件遭到恶意篡改，但是查询不到是谁做的，员工之间互相猜忌推卸责任，影响公司内部团结，有时重要内容被误删除，无法恢复至之前版本，造成重要信息的丢失，重新起草还要浪费人力与时间成本，给公司带来巨大的经济损失。

如何保障企业文档的安全性？

安企神文件防泄密软件以先进的技术架构和创新的设计理念，帮助企业保护数据安全，打造自主可控企业信息安全安全平台，为企业提供简单安全的文件防泄密系统，有效管理企业文档安全性。

1.控制文档的使用权限

文档一旦使用加密软件，就意味着有了相应的安全保障，所以即使无意中落入竞争对手手中，也不用担心，因为文档的内容已设置权限，只有授权用户才能看到其对应的内容。

2. 防止各种原因造成的数据泄露或丢失

相对隔离电脑、断网、取消USB接口这些措施来说，用加密软件可以最大限度降低对人员工作的影响，提高工作效率；加密文件在单位内部正常交互，一旦非授权脱离单位网络，文件显示乱码或无法打开，保障数据信息安全。

3.识别和保护机密信息

对于一个企业来说，计算机内部的任何机密数据和文件都是非常重要的。使用专业的加密软件对文档进行加密，不仅可以有效识别加密/普通文档，还可以有效保护加密文档的信息。

4. 规范并记录员工的操作行为

经过加密软件的文件，在指定环境内可以正常使用，未获得允许脱离环境，呈现乱码。墨门云文件防泄密系统安装后不改变操作者的使用习惯的同时对数据文件进行加密，严格管控数据文件的使用，防止员工随意拷贝、外发数据文件等等多项操作。每一次操作都会记录在日志中，发生意外事故及时溯源，从行为源头保证文档安全。

5.文件外发与管控

相关人员出差时，避免电脑丢失造成数据泄漏。不管是通过即时通讯工具(WhatApp)、网盘、u盘传送出去的文件，都可以在日志中查询到文件名、发送时间和发送方式，精准了解文件动向。

6. 自定义解密权限

根据管理者职位，设置相应的自定义解密权限，拥有权限的客户端，可以对加密的文件进行解密；文件解密后可以正常外发，也能正常查看文件内容。同时在后台也能详细记录文件的解密日志，解密客户端、解密时间、文件数量等。

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