企业为何需要电子文档安全管理系统？

2022-07-28

众所周知，随着办公电脑的普及，越来越多的企业把电脑作为办公的必备工具之一，而通过电脑来制作日常工作用的各种文档，变得越来越常态化了，所以如何管理好电脑里的电子文档，越来越变得重要了。电子文档的广泛使用给企业带来许多安全和管理隐患，对企业的技术管理也提出了新的挑战。

1. 文档散乱存放，管理难度大

电子文档在终端存放，分散零乱，对企业信息资产安全存在较大隐患，数据维护难度大，备份工作量大，安全性低。

2. 文档查找速度慢，效率低

共享盘内文件数量多，搜索文档时只能通过Windows的检索功能进行搜索，搜索用时特别长，如果忘记了文件名称，那查找文件就如同大海捞针了。

据相关调查，企业每个员工每天浪费30分钟在查找、重复起草文档、资料整理等工作上，那么，每人每年就会浪费7920分钟。每个人就浪费这么多，可想而知，我们由几十、几百人组成的企业又会浪费多少呢？我们浪费的又岂止是几十上百的小时，更是几十上百万元的支出！

重要文档、标准化资料的查找、浏览极不方便，在大量文档中查找费时费力，且无法进行全文检索，丧失了文档的再利用的价值。

3. 文档权限无法细化，安全无保障

虽然共享盘对权限可以进行一定的控制，但是无法进行人员权限的细粒度划分，对文档的修改、删除、下载等操作无法控制，若有人恶意修改、删除重要文档，文档安全就受到威胁。

调查发现，78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走，再高价卖出给竞争对手，严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失，间接损失更是不可计量。

没有良好的安全机制，无法保护企业的机密数据。在实现内部局域网共享以后，数据的安全显得尤为重要。没有完善的用户管理、权限管理，来满足各部门对数据共享及安全的双重要求。

4. 企业资料私有化，共享程度低

电子文档的共享化程度低，没有内部分享交流平台，大多数电子文档成了员工的“私产”，缺少了电子文档在企业内部的流转，同时缺乏高效的文档协作办公，导致员工之间无法有效对文档进行共享。

5. 文档版本更新难管理，旧版本无法追溯

由于工作文档经常会被不断的修改，文档版本繁多，难以整合和统一管理，使用新版本覆盖老版本，一旦再需要恢复老版本时，已经很难找回，造成知识流失和损失。同时，还非常容易造成版本多样的情况，同一文档经多人修改上传，无法确定哪个是最终版本，若重要文件版本的错用会带来无法估量的损失。如：签合同时误用了已作废的合同原本。在进行生产时，将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件等，这些情况往往导致企业利润不升反降，使企业蒙受巨大的经济损失。

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