企业文档管理的几条建议

2024-11-18

本文摘要：企业文档会随着时间逐渐增长，文件数量以及文件大小都很庞杂，在众多的文件中找到自己需要的资料可能会耗费许多时间，这么一来就不利于内部管理，降低企业的效率，并且文件的安全性无法得到保障，后期文档的维护与查找也会有诸多不便之处，小编整理了以下几条建议希望能对你有所帮助。一、文件和文件夹的命名根据文件存储内容设置好的文件名，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你不需要打开就能记起文件的大概内容...

企业文档管理的几条建议

　　企业文档会随着时间逐渐增长，文件数量以及文件大小都很庞杂，在众多的文件中找到自己需要的资料可能会耗费许多时间，这么一来就不利于内部管理，降低企业的效率，并且文件的安全性无法得到保障，后期文档的维护与查找也会有诸多不便之处，小编整理了以下几条建议希望能对你有所帮助。

　　一、文件和文件夹的命名

　　根据文件存储内容设置好的文件名，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你不需要打开就能记起文件的大概内容。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。

　　二、控制文件夹与文件的数目

　　文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。

　　三、建立最适合自己的文件夹结构

　　文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。

　　四、注意结构的级数

　　分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。