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限制文件外发 (文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!)

本文简介:本文主要为大家整理了 “限制文件外发” 相关的内容,主要有 文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!, 如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!, 怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发, 外发文件怎么管理, 存储设备外发记录, 等内容,文章部分观点不代表本站观点,如有侵权或其它问题请反馈客服。

1、文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!

数字时代,文件外发已成为企业协作的“刚需”,但每一次点击“发送”都可能暗藏风险——客户名单泄露、技术图纸被盗、财务数据外流……文件外发管理软件应运而生,它就像企业数据的“智能闸门”,让文件在授权范围内安全流转,在违规边缘寸步难行。

本文以国产标杆安企神软件为例,解析其如何构建全链路外发防护体系。

文件外发管理软件.png
安企神软件:文件外发管理的“全能卫士”

安企神软件针对文件外发的“生成-存储-外发-使用”全链条,提供7大核心功能,实现“事前防护、事中管控、事后追溯”的闭环管理,尤其适合制造业、金融、设计等外发需求高频的行业。

1. 文档透明加密:让文件“带密出行”

  • 无感知加密流转:支持Word、Excel、CAD、PSD等90+文件格式,员工在创建、编辑文件时自动加密,保存后无需额外操作。

  • 跨环境自动脱敏:加密文件在企业内部可正常使用,一旦外发至未授权设备(如客户电脑、员工私人笔记本),立即显示乱码或无法打开,彻底切断“拷贝即泄密”的路径。

    文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!(图2)

2. 落地加密:外来文件自动“入轨”

  • 外部文件强制加密:员工通过邮件附件、网盘下载、聊天工具接收的外部文件(如客户合同、供应商资料),在保存到本地时自动加密,纳入企业安全体系。

    文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!(图3)

3. U盘管理:物理端口的“安全锁”

  • U盘分级管控:通过“白名单”模式,仅允许授权U盘接入,且可设置“只读不写”“禁止拷贝”等权限。

    文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!(图4)

  • 操作轨迹全记录:详细记录U盘插拔时间、拷贝文件名称、操作人。

    u盘使用记录.png

4. 文档水印:让外发文件“自带追踪器”

  • 多维水印溯源

  • 点阵水印:在CAD图纸、设计稿中嵌入肉眼不可见的点阵编码,扫描后可追溯文件来源。

  • 文字水印:外发文件的屏幕截图或打印件自动添加“姓名+部门+外发时间”。

  • 二维码水印:扫描二维码可验证文件合法性,防止伪造或篡改。

  • 图片水印:加入公司logo,防止其他企业盗用

    水印模板.png

5. 禁止指定程序外发:封堵“非正规通道”

  • 渠道黑名单机制:禁止通过微信、QQ、私人邮箱、网盘等非授权程序发送文件。

  • 关键词智能拦截:在聊天记录、邮件正文中设置“客户名单”“报价单”“密码”等敏感词,一旦检测到含敏感词的文件外发,立即阻断并向管理员报警。

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6. 外发包制作:给外发文件装“自毁装置”

  • 权限自定义组合:外发文件时可生成独立加密包,支持设置:

  • 时效限制:如“72小时后失效”“仅限打开5次”;

  • 功能限制:如“禁止截屏”“禁止打印”“禁止另存为”;

    文件外发.png


总结:让外发管理成为企业的“安全加分项”

文件外发管理的核心,是在“开放协作”与“安全防护”之间找到平衡。

安企神软件通过7大功能,构建了从文件加密到外发权限、从操作管控到审计追溯的完整体系,既解决了中小企业“不知如何管”的难题,也满足了大型企业“精准化防护”的需求。

在数据即资产的时代,每一次文件外发都是企业形象与安全的双重传递。

编辑:小月

文件外发管理软件都有哪些功能?这款软件让你告别文件私自外发!(图9)




2、如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!

“凡事预则立,不预则废。” 出自《礼记》的这句古语,道破了事前管理的重要性。

在企业数字化运营中,文件外发作为数据流转的关键环节,一旦缺乏有效管理,轻则导致信息误传、效率低下,重则引发核心技术泄露、客户信息外流等风险。

文件外发管理软件如同企业数据的“智能守门人”,通过技术手段实现外发文件的全链路管控。其中,安企神软件以其“加密+管控+审计”的立体防护体系,成为众多企业的首选方案。

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如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图2)
安企神软件:全链路文件外发管理专家

1. 文档透明加密:让外发文件“自带枷锁”

  • 无感知加密:自动对Word、Excel、CAD、PDF等文件进行AES-256加密,员工在企业内部编辑、打印正常使用,但文件一旦通过U盘、邮件等外发,立即显示乱码或无法打开。


如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图3)

  • 分级权限管理:按文件密级(绝密/机密/秘密)设置外发权限,防止外发文件被无限转发。

    秘级管理.png

2. 外发行为管控:堵住“拷贝式泄露”漏洞

  • U盘与外设管控

  • 禁用未经认证的U盘、移动硬盘,防止员工通过物理设备拷贝文件;

    u盘管理.png

  • 禁止拖拽与复制:从系统底层屏蔽文件右键“复制”“另存为”功能,同时禁用Ctrl+C/Ctrl+V快捷键,甚至禁止通过截图工具(如QQ截图)截取敏感内容,某律所通过此功能将案件文档截图外传的风险降为零。

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3. 外发渠道控制:只开“安全通道”

  • 文件外发包:外发文件时生成独立加密包,接收方需输入管理员授权码才能打开,且支持限制截屏、打印功能。例如,销售外发客户报价单时,加密包会自动添加“XX公司机密文件,严禁转发”水印,一旦被截屏,可通过水印追溯到责任人。


如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图7)

  • 禁止特定程序外发:企业可设置“外发白名单”,仅允许通过加密OA系统、企业邮箱等安全渠道传输文件,禁止微信、QQ、私人邮箱等非授权程序外发。某电商平台实施后,客户信息通过聊天工具外流的事件减少85%。

    如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图8)

4. 敏感文件预警与审计:让外发行为“有据可依”

  • 敏感文件报警:预设“客户名单”“报价单”“源代码”等关键词,一旦检测到员工外发包含此类关键词的文件,立即通过弹窗、邮件向管理员报警。

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  • 外发全链路审计:记录外发文件的“五维信息”——时间、用户、文件名称、接收方、外发渠道,支持按关键词检索。某药企发现研发数据被非法共享后,通过审计日志追溯到员工多次违规外发至私人云盘,为后续追责提供了关键证据。

如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图10)
总结:让文件外发“可控、可溯、可信任”
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如何管理外发的文件?试试这款外发管理软件,全方位管理文件外发!(图12)

文件外发管理的核心不是“禁止外发”,而是“可控外发”。

安企神软件通过技术手段解决了“怎么防”的问题——从底层加密到渠道管控,从实时报警到操作审计,为文件外发穿上“数字铠甲”;

而企业需通过制度建设解决“怎么管”的问题——明确流程、分级授权、提升意识,让技术与管理形成合力。

编辑:小月


3、怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发

在数字化时代,公司的文件和图纸是核心资产,但如何防止这些敏感信息被员工或外部人员非法外发?

安企神软件通过透明加密、审批管控、程序限制、邮件监控、外发包定制五大核心功能,为企业打造“防泄漏、可追溯、可控外发”的安全防线。

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图1)

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怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图3)
安企神软件如何防止文件和图纸外发?

1. 文档透明加密:外发即加密,乱码防泄密

核心功能

  • 加密透明:文件在公司内部正常编辑、查看,无需额外操作。

  • 外发即加密:当文件被复制到U盘、通过邮件发送或上传至外部平台时,自动加密为乱码,只有授权用户可解密。

示例

  • 员工尝试将设计图纸 .dwg 拷贝到U盘,文件外发后变为乱码,需管理员授权解密后才能打开。


怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图1)

文档透明加密.png

2. 外发审批:所有外发行为需“过审”

核心功能

  • 分级审批流程:员工外发文件前需提交申请,经部门负责人或管理员审批后方可操作。

  • 记录审批日志:系统自动记录申请时间、文件名、审批人及结果

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3. 限制指定程序外发文件:封堵“漏洞”程序

核心功能

  • 程序级管控:禁止通过特定软件(如QQ、微信、迅雷)传输文件,但允许办公软件(如Word、CAD)正常使用。

  • 外发路径监控:记录文件通过哪些程序被外发,便于追溯风险。

  • 异常操作报警若员工尝试通过非白名单程序外发文件,系统弹窗提示并记录日志。

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4. 邮件发送控制:监控并过滤敏感附件

核心功能

  • 邮件内容审计:记录所有外发邮件的收件人、主题、附件名称及内容片段。

  • 敏感词拦截:若邮件包含“机密”“图纸”等关键词或附件为加密文件,直接拦截并报警。

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5. 外发包制作:合法外发时“可控可追溯”

核心功能

  • 安全外发通道:员工需通过安企神提供的“外发包”功能,将文件打包后外发,管理员可设置外发包的使用期限、打开次数、阅读权限等。

  • 外发包加密:接收方需安装专用阅读器或输入密码才能查看文件,且禁止复制、截图或二次转发。

    文件外发.png

怎样防止公司文件和图纸外发?分享五个功能有效防止文件外发(图10)
总结

防止公司文件和图纸外发,需构建“加密-审批-程序管控-邮件监控-安全外发”的多层防护体系。安企神软件通过以下方式实现:

  • 透明加密:文件外发即加密,防员工“随手拷贝”。

  • 外发审批:所有外发行为需层层审核,杜绝“一言堂”。

  • 程序限制:封堵高风险软件,堵住泄密漏洞。

  • 邮件监控:追踪每一封外发邮件,识别异常行为。

  • 外发包定制:合法外发时“可控可追溯”,兼顾安全与业务需求。

无论是保护商业机密还是防范内部风险,关键在于将制度与工具结合,让每一份文件的外发都成为“被授权、可追溯”的安全行为。

编辑:小月

4、外发文件怎么管理

当今,文件外发已经成为现代企业日常运营中不可避免的一部分。

然而,文件在外发过程中的信息安全问题日益突出,尤其是涉及到敏感数据、客户隐私和公司机密文件时,如何管理外发文件,避免泄密、篡改和滥用,已经成为企业必须解决的关键问题。

外发文件怎么管理(图1)

以下是6款精选的文件外发管理软件,快来看看哪个是你的菜吧!

1. 安企神系统

一款专为企业设计的文件外发管理软件,致力于帮助企业在文件外发过程中实现精确的权限管理与安全保障。

它通过文件加密、访问权限控制、外发行为审计等多种功能,有效防止文件泄密和滥用。

可以采用AES-256先进加密算法对文件进行透明加密,加密后文件在公司授信环境下可正常打开、正常编辑、正常流转,文件非法外发出去在非授信环境下打开都是乱码。

外发文件怎么管理(图2)

支持对外发文件的全面监控,企业可以实时查看文件的外发记录,并对异常行为进行预警处理。

外发文件怎么管理(图3)

精细化外发管控:

①可以设置详细的文件外发规则,设置禁止指定程序外发,确保只有授权文件能离开公司。

外发文件怎么管理(图4)

②可以对外发的文件设置打开次数与有效期天数、密码与打印权限等。

外发文件怎么管理(图5)

USB设备管理:禁止或限制未经授权的USB设备接入,防止通过U盘等途径进行数据外发。

外发文件怎么管理(图6)

通过这一软件,企业可以从源头上控制文件外发的风险,确保文件在外部环境中也能保持高度的安全性。

2. Digital Guardian

一款全球知名的数据保护软件,广泛应用于金融、医疗、政府等多个行业。该软件提供了全面的数据泄露防护解决方案,帮助企业管理敏感文件的外发,防止信息被未经授权的人员访问。

Digital Guardian具有强大的数据加密功能,能够实时监控并保护文档、电子邮件及文件传输过程中的敏感信息。

外发文件怎么管理(图7)

3. Vera

一款基于云端的文件加密和外发管理软件,特别适用于跨国公司和多部门协作的企业。它提供了强大的文件加密技术,支持对PDF、Word、Excel等多种格式的文件进行加密。

Vera不仅能够加密文件内容,还能控制文件的访问权限,确保文件在外部共享时不会被恶意篡改或泄露。

4. whisp Data Loss Prevention (DLP)

一款数据防泄漏软件,能够帮助企业有效防止敏感文件的外发泄漏。通过实时监控和分析文件的外发行为,自动发现并拦截潜在的泄密风险。它可以扫描文件内容,识别敏感信息,如个人身份信息(PII)、金融数据、知识产权等,确保这些数据在外发时得到严格的保护。

5. ShareFile by Citrix

ShareFile是由Citrix公司推出的云存储和文件共享平台,它不仅支持文件存储和共享,还具备强大的外发文件管理功能。

ShareFile通过多层次的安全防护机制,确保企业在分享文件时不泄露任何敏感信息。其文件加密功能以及严格的访问控制,能够有效保护公司文件的安全。

外发文件怎么管理(图8)

6. Egnyte

一款领先的企业级文件管理和云存储解决方案,专为大型企业设计,帮助公司进行文件存储、管理及外发的全方位保护。

Egnyte提供了全面的文件加密、访问控制和数据泄露防护功能,确保文件在云端的存储和传输过程中的安全性。

外发文件怎么管理(图9)

以上就是小编为您分享的全部内容啦,还有更多想要了解的欢迎评论或私信哦!

5、存储设备外发记录

存储设备外发记录

某大型科技公司,因业务需要,需要将一批敏感的客户数据通过存储设备(如移动硬盘)传递给合作伙伴。在数据传输过程中,存储设备意外丢失,导致大量客户数据泄露,给公司带来了巨大的经济损失和声誉损害。

为了防范类似事件再次发生,该公司决定加强存储设备外发管理。

存储设备外发记录

一、存储设备外发记录的重要性

存储设备一般指硬盘、U盘、光盘等,它的重要性体现在以下几个方面:

1、追溯性 :通过外发记录,可以追溯存储设备的流向,确保设备在传输过程中不被滥用或丢失。

2、安全性 :对存储设备的外发进行严格管理,可以有效减少数据泄露的风险,保障公司数据的安全。

3、规范性 :建立外发记录制度,可以使存储设备的管理更加规范、有序,提高工作效率。

二、如何建立存储设备外发记录

使用安企神软件来对存储设备进行管理。

具体操作有以下几项:

1、打开USB文件操作审计功能

存储设备外发记录

2、对USB文件操作进行记录

存储设备外发记录

3、打开文件操作记录审计功能

存储设备外发记录

4、打开文件备份功能

存储设备外发记录

三、如何加强存储设备外发管理

1、限制设备使用范围: 明确存储设备的使用范围,防止设备被滥用或丢失。

如安企神软件可以对U盘的使用进行控制:

存储设备外发记录

2、加强员工培训: 提高员工对存储设备外发管理的认识和重视程度,增强安全意识。

3、建立奖惩机制: 对违反存储设备外发管理制度的行为进行惩罚,对表现优秀的员工进行奖励。