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1、还在愁管控文件外发没有方法?5个文件外发管理方法,拿走不谢!
你公司有没有遇到这样的情况,公司文件随意外发,泄密?
遇到这类事件怎么办呢?

还在愁管控文件外发没有方法?
以下便是小编分享的关于“还在愁管控文件外发没有方法?5个文件外发管理方法,拿走不谢!”的相关内容。

一、文件分类与加密
首先,对文件进行科学合理的分类是文件外发管理的基础。
企业应根据文件的敏感程度、重要性等因素,将其分为绝密、机密、秘密等不同等级,并针对不同等级的文件采取不同的管控措施。
同时,采用先进的加密技术对敏感文件进行加密处理,确保文件在传输和存储过程中不被非法访问或篡改。
例如,安企神软件提供了高强度的加密技术,能够确保文件在传输过程中的安全性。
此软件除了高强度的加密技术外,它还具备以下几种功能优势,防止企业文件随意外发泄密。
具体功能如下:
1.文件加密处理:
可以对重要文件进行加密处理,确保文件在传输和存储过程中的安全性。即使文件被外发,未经授权的人员也无法正常打开和查看文件内容。

2.文件外发监控:
对通过电子邮件、即时通讯工具、FTP等方式外发文件的行为进行实时监控,必要时阻止或提醒管理员。

3.实时警报:
能够实时监控文件的传输活动,包括通过电子邮件、即时通讯工具、云存储等多种渠道的文件外发行为。
一旦发现异常外发行为或尝试外发敏感文件,系统会立即发出告警通知并记录相关操作日志。

4.外发审批流程:
支持设置文件外发审批流程,确保每个外发文件都经过严格的审查和批准。
管理员可以根据企业需求设置不同的审批级别和审批人员,确保文件外发的合规性。

5.机密文件打开次数权限设置:
此软件支持对外发文件设置详细的使用权限,如限制浏览时间、次数、打印权限、添加水印等。
这些权限设置可以有效防止文件被滥用和二次传播。

二、建立审批制度
任何文件的外发都应经过严格的审批流程。企业可以设立专门的审批人员或部门,对需要外发的文件进行审批。
审批过程中,需明确文件的接收方、外发原因、保密等级等信息,确保文件外发的合理性和合规性。

三、设置访问权限
为了确保文件的安全,企业应设置有效的访问权限,确保只有经过授权的人员才能访问和下载文件。
同时,记录文件的访问日志,以便追踪和审计。
这样一来,即使文件不慎外泄,企业也能迅速定位问题,并采取相应的补救措施。
四、选择安全的外发渠道
选择安全可靠的外发渠道也是确保文件安全的关键。
企业应采用加密邮件、安全传输协议等渠道进行文件传输,避免使用不安全的公共网络或传输工具。

五、加强员工安全意识培训
最后但同样重要的是,企业应加强员工的安全意识培训。
通过定期举办信息安全培训活动,让员工了解文件外发的重要性以及违规外发的后果,提高员工对文件外发的重视程度。
同时,鼓励员工积极参与信息安全管理工作,形成良好的信息安全文化氛围。
以上就是小编分享的全部内容了,如果还想了解更多内容,可以私信评论小编哦~
编辑:乔乔
2、公司文件外发管控|企业如何管控员工外发的文件
案例:
某市教育体育局办公室干部小黄,
为尽快开展工作,
将该市印发的一份秘密级文件拍照并发到校长联络群,
部分群成员进而转发到本校微信工作群,
造成文件在40多个微信群中传播。
企业管控员工外发的文件是确保信息安全、防止敏感数据泄露的重要措施。
以下是9个实用的秘籍,帮助企业有效管控员工外发的文件:
技术支持:安企神软件。
1. 文件分类与等级制度
- 实施策略:根据文件的重要性和敏感性,将文件分为机密、秘密、内部使用等不同等级。
- 效果:对不同等级的文件采取不同的管控措施,确保敏感信息得到特别保护。
2. 明确外发政策与规定
- 实施策略:制定详细的文件外发政策,明确员工在何种情况下可以外发文件、如何外发以及外发后需承担的责任。
- 效果:规范员工行为,减少随意外发文件的情况。
3. 签订保密协议
- 实施策略:要求员工签订保密协议,明确在文件外发方面的责任和义务。
- 效果:增强员工的安全意识和风险意识,确保文件不被非法外泄。
4. 文件加密技术
- 实施策略:使用专业的加密软件对敏感文件进行加密处理,确保文件在传输和存储过程中的安全性。
- 效果:防止文件被非法获取和泄露,即使文件被截获也无法被未经授权的人员解密。
5. 文件管理系统
- 实施策略:部署企业级文件管理系统,对员工的文件访问权限进行精细化管理。
- 效果:根据员工的职责和岗位需求,设置不同的文件访问、编辑、复制、外发等权限,确保敏感信息只能被授权人员访问。
6. 数据泄露防护(DLP)技术
- 实施策略:部署DLP系统,实时监控和分析企业网络中的数据流动,识别并阻止敏感数据的非法外发。
- 效果:及时发现并阻止员工通过电子邮件、即时通讯工具、网盘等方式外发敏感文件。
7. 终端安全管理软件
- 实施策略:安装终端安全管理软件,实时监控员工终端设备的操作行为,包括文件的外发。
- 效果:通过设定规则,自动阻止不符合规定的文件外发行为,并向管理员发送警报。
8. 文件外发审批流程
- 实施策略:设置文件外发审批流程,任何文件在离开企业网络前都需要经过严格的审批程序。
- 效果:确保文件外发的合规性和安全性,防止未经授权的文件外发。
9. 信息安全培训与保密意识教育
- 实施策略:定期开展信息安全培训和保密意识教育,提高员工对信息安全的认识和重视程度。
- 效果:让员工了解文件外发不当可能带来的风险和后果,自觉遵守企业数据保护规定。
综上所述,企业管控员工外发的文件需要从多个方面综合施策,形成一套完整的管理体系。
通过实施这些秘籍,企业可以更有效地保护敏感信息,防止数据泄露,确保信息安全。