禁止打印 (如何设置禁止打印和打印水印策略)

企业日常办公中，禁止打印文件和打印文件带有水印，可以防止纸质文档泄密，文件水印后方便文档泄密可溯源，那么，应该如何设置禁止打印和打印水印呢？

（注：文档泄密水印追溯教程，请浏览《如何通过水印信息溯源》）

本篇内容介绍安企神软件禁止打印和打印水印功能：

一、禁止打印

1、首先，打开控制端软件，点击【首页】-【策略模板管理】，点击右侧【+】新建策略模板。

2、在【新建策略模板】页面中，策略名称可自定义（例如：禁止打印），在左侧功能栏中选择【打印管理】选项，右侧【策略内容】中勾选【禁止打印】。

3点击【新建策略模板】页面左下角【请选择客户端】，在【选择客户端】页面，勾选要审计的客户端名称或部门，点击【确定】保存选择的客户端，再此点击【确定】保存策略模板。

开启禁止打印效果测试，如图所示：

4、禁止打印功能支持提交打印申请、允许使用虚拟打印机、允许使用指定打印机和程序打印规则匹配。

1)、勾选允许提交打印申请，在禁止打印状态下，员工可以向管理员提交申请，审批通过后可以打印。

2)、勾选允许使用虚拟打印机，在禁止打印状态下，员工可以使用虚拟打印机打印文件。

3)、勾选允许使用下列打印机，在禁止打印状态下，员工只能使用管理员指定的打印机，点击右侧加号，选择打印机。

在选择打印机页面勾选允许使用的打印机，点击【确定】，员工只能使用该打印机打印文件。

二、打印水印

1、在勾选【开启打印水印】，点击右侧【+】选择水印模板。

（注：水印模板添加教程，请浏览《如何添加水印模板》）

2、在【选择水印模板】页面，水印模板支持文字水印、点阵水印、图片水印、二维码水印，选择合适的水印模板，点击【确定】保存。

开启打印水印效果测试，如图所示：

（注：禁止打印和打印水印功能，可以同时使用，也可以独立使用）

某建筑设计公司的一位资深工程师，在离职前一周，悄悄用办公室的网络打印机，打印了近百张核心施工图。

他把图纸卷进文件筒，大摇大摆走出公司大门。第二天，这些图纸就出现在了一家竞争对手的方案会上。

事后调查发现：打印机日志只记录了“有人打印”，却不知道是谁、打印了什么、打了多少张。

如何有效管理打印机打印呢？

下面介绍两种设置禁止打印的方法：一种用专业软件安企神精细管控，另一种用系统自带功能低成本实现。

安企神咨询电话：400-666-2563 

方法一：安企神软件 —— 精细化打印管控

安企神是一款终端安全管理软件，在打印控制方面做得非常细腻。它不直接物理禁用打印机，而是通过软件策略，让打印行为变得“可控、可查、可追溯”。具体功能如下：

1. 指定人员打印

你可以设置一个“允许打印人员白名单”。只有名单内的员工才能发起打印任务，其他人点击打印后，任务会直接被拦截，或者提示“无权限”。

比如：只允许设计总监和项目经理打印图纸，普通设计人员只能查看，无法输出纸质版。这样即使有人恶意操作，打印按钮也是失效的。

2. 指定打印机可打印

很多公司不止一台打印机——会议室旁的高速机、财务室的小型机、设计区的绘图仪。安企神可以按打印机做授权：

普通文档只能走普通打印机

核心图纸只能走专人管理的绘图仪（比如需要刷卡取纸的机型）

甚至可以把某台打印机设置为“只允许打印非涉密文件”

这样一来，即使员工把图纸发送到了未授权的打印机，任务也会被自动取消。

3. 指定程序和文件类型打印

你可以精确控制：哪些软件打印出来的文件需要受控。

比如：只允许AutoCAD、SolidWorks、Photoshop打印，禁止截图工具、浏览器或记事本打印。

更进一步，可以设置“只允许打印PDF格式的图纸，禁止打印原生的DWG文件”。这样员工必须先走审批流程将图纸转为受控的PDF，才能打印，中间多了一道审核关卡。

4. 记录打印文件名称、份数、数量

这是事后追溯的关键。安企神会生成详细的打印日志，包括：

打印人姓名、电脑IP

打印的文件名（甚至能记录打印内容摘要）

打印份数、总页数、单双面、彩色/黑白

打印时间、使用的打印机名称

一旦发现某份敏感图纸被大量打印，管理员能第一时间定位到人和设备，并且可以设置“单日打印超过50页自动报警”。

5. 自动添加打印水印

每一张打印出来的纸质图纸，都会被强制添加肉眼可见的水印，通常包含：打印人姓名、工号、打印时间、电脑名称。

水印可以设置为“浅灰色铺满页面”，不影响阅读图纸细节，但无法用白纸或涂改液遮盖。

试想：一份泄密图纸流到外部，上面赫然印着“张三 - 2025.06.10 - 设计部”，追责时对方连辩解的余地都没有。

小结：安企神的逻辑是——不堵死打印，但让每一次打印都留下完整的数字指纹。员工知道自己的每一张打印纸都带着名字，自然不敢乱来。

方法二：Windows 系统自带的打印权限管理（零成本方案）

如果公司暂时没有预算购买专业软件，可以利用Windows操作系统自带的打印服务器功能，实现基础的禁止打印设置。虽然不如专业软件强大，但足以应对中小团队的基本需求。

步骤1：将打印机部署为“共享打印机”

找一台常开的电脑（或Windows Server）作为打印服务器，把打印机连接并共享给局域网内的其他电脑。这样所有打印任务都会经过这台服务器。

步骤2：设置打印权限

在服务器上打开“打印机属性” → “安全”选项卡。你会看到默认的“Everyone”组都有打印权限。

禁止所有人打印：删除“Everyone”，只保留管理员账户。

指定人员打印：点击“添加”，输入允许打印的员工用户名（如“设计部_张三”），然后只勾选“打印”权限，取消“管理打印机”等高级权限。

拒绝特定人员：添加该用户，直接勾选“拒绝 – 打印”。

步骤3：启用打印日志（审计）

在服务器上打开“事件查看器” → “Windows日志” → “应用程序和服务日志” → “Microsoft” → “Windows” → “PrintService” → “Operational”。

启用打印事件记录后，每次有人打印都会生成事件ID 307（打印成功）或308（打印失败）。你可以看到打印人、文件名、页数、打印机名称。

缺点是无法自动记录打印内容的完整截图，而且日志需要手动导出查看，不如专业软件直观。

步骤4：添加简单水印（变通方法）

Windows本身不会自动给打印内容加水印，但可以结合文档策略：

要求所有设计图纸在导出打印前，必须通过公司专用的PDF虚拟打印机（如Adobe PDF，可预设水印）生成带水印的PDF，然后再用普通打印机输出。

或者利用Word/Excel的“背景水印”功能，但CAD类软件较难实现。

写在最后

两种方法各有优劣：

如果你的公司图纸价值高、人员流动性大，建议直接用专业软件一次性部署到位。如果目前只是偶尔担心打印泄密，先用Windows权限管理也足够挡住大部分“顺手打印”的行为。

记住：管住打印机，就等于堵住了纸上泄密的最后一道门。

公司里最让人头疼的事之一：

“我那份保密合同，怎么突然就不见了？”

“昨天刚发的报价单，今天客户手上就有PDF了……”

你怀疑有人偷偷打印了？别急着甩锅——先查打印记录。

今天咱不聊虚的，就拿安企神软件（很多企业都在用）为例，一步步告诉你：电脑上打过什么、谁打的、用哪台打印机打的、能不能申请补打——全都能查到。

安企神咨询电话：400-666-2563 

一、打开安企神后台，找到“打印审计”模块

登录安企神管理平台 → 左侧菜单找 【行为审计】→【打印审计】

点进去，你就看到一张清晰的表格，就像下面这样：

客户端 进程名 文档名称 附件 打印机名 份数 页数 处理动作

小小美（192…） wps.exe 企业文件… 无附件 Microsoft… 1 0 禁止打印(可申请)

哈哈专用测试… wps.exe 文字文稿1 无附件 Microsoft… 1 0 禁止打印(可申请)

小森虚拟机 (…) wps.exe 机密.docx 下载附件 Microsoft… 1 0 允许打印

小森虚拟机 (…) et.exe 机密文件… 下载附件 Microsoft… 1 0 允许打印

关键信息一眼看清：

“进程名”告诉你是谁在操作（wps.exe = 用WPS打的；et.exe = 用Excel打的）

“文档名称”是原始文件名（注意：如果名字被改过，可能显示为“未命名”或乱码，但附件可下载查看）

“附件”列那个蓝色下载图标 点它就能把当时打印的原始文件下载下来核对！

“处理动作”最实用：

o允许打印：直接打了，没拦住

o禁止打印(可申请)：系统拦住了，但员工可以走流程申请——说明有审批机制

o如果是“禁止打印(不可申请)”，那就是铁板一块，连申请都不行

三、想精细管控？得靠这3个设置面板

光看记录不够，真正管得住，得提前设好规则。安企神提供了几个关键配置页（对应后三张图）：

设置1：水印+打印机白名单

开启打印水印：所有打印件自动加水印，比如“张三-2024-06-15-14:30”，源头可追溯。

水印模板可选：文字、二维码、公司Logo图、甚至带员工工号的点阵水印。

下方还能指定“仅对以下打印机生效”——比如只给 Canon 打印机加水印，其他共享打印机不加，灵活得很。

设置2：按程序限制打印权限

这里能玩出花来：

选“自定义程序”，填 wps.exe

打印权限选：

o仅禁止加密文件 → 普通文档能打，带密码的PDF/加密Word直接拦住

o仅允许加密文件 → 反过来，只让加密文件打，防泄密

o或干脆“禁止所有”“允许所有”

举个真实场景：财务部电脑，你只想让他们打“已加密”的报销单，其他任何文档都不准打——一条规则搞定。

设置3：策略级管控

这是“总开关”：

禁用打印机：直接关掉所有打印功能（极端情况用）

允许提交打印申请：员工想打敏感文件？必须在线填表，等领导批

允许使用虚拟打印机：像“Microsoft Print to PDF”这种生成电子版的，可以放开（方便归档）

最底下还能指定具体打印机型号，比如只允许用“Canon Generic Plus PCL6”，其他打印机一律无效——防止员工插个家用喷墨机偷偷打

四、最后提醒：查记录≠乱监控

用这类工具，核心是合规+透明：

提前告知员工：“公司启用打印审计，为保护商业机密”，避免法律风险；

敏感操作（如下载附件、查看水印）应限管理员权限；

定期清理过期日志，别堆成“数字坟场”。

说白了，打印记录不是为了“盯梢”，而是当问题发生时——

你能快速定位：

是谁？

打了什么？

从哪台机器、哪台打印机出去的？

有没有走审批？

文件还能不能找回？

有了安企神这套逻辑，再复杂的泄密线索，也能抽丝剥茧查个明白.

编辑：小亮