文档安全防泄漏 (2024最新榜单: 5款好用的文档管理软件使用推荐)

2024最新榜单: 5款好用的文档管理软件使用推荐

在快节奏的现代商业环境中，企业文件的有效管理不仅关乎日常运营的顺畅，更直接影响到企业的信息安全和核心竞争力。如何高效地管理、保护并利用这些文件，成为了企业不得不面对的重要课题。

一、企业文件管理的挑战

随着企业规模的扩大和业务的发展，文件数量急剧增加，种类也日益繁多。传统的文件管理方式已经难以满足企业的需求，存在诸多问题，如文件查找困难、版本混乱、安全性低、协作效率低下等。因此，采用先进的文件管理软件成为了企业的必然选择。

二、五款强大的企业文件管理软件推荐

1、安企神软件

安企神文档管理软件是一款专为满足企业对数据安全和信息保密需求而设计的解决方案。它不仅提供文件加密功能，还具备权限控制、审计追踪以及多种其他安全特性，帮助企业构建一个全方位的信息安全体系。该软件适用于各种规模的企业，特别是那些需要处理大量敏感信息的企业，如金融、法律、医疗等行业。

优势特点:

• 高级别安全性： 采用先进的加密技术和严格的安全措施，有效抵御外部攻击和内部威胁。
• 易用性： 简洁直观的操作界面让非技术人员也能轻松管理和维护。
• 灵活性： 丰富的配置选项使得企业可以根据自身具体情况调整策略。
• 合规性： 帮助满足行业标准和法规要求，如GDPR、HIPAA等。
• 提高工作效率： 自动化流程减少了手动干预的需求，节省了时间和资源。
• 成本效益： 相比单独购买多个工具来实现相同功能，一体化的解决方案更具经济性。

• 持续更新支持： 定期发布新版本以应对新出现的安全挑战，并不断优化用户体验。

2、腾讯文档

亮点功能 ：

多人实时协作 ：支持多人同时在线编辑文档，实时同步内容，提高团队协作效率。

丰富的模板库 ：提供Word/Excel等多种格式的模板，满足各种办公需求。

云端存储与加密 ：文档存储在云端，并支持加密保护，确保数据安全。

适用场景 ：

腾讯文档适合需要频繁进行文档协作的团队，如项目管理、市场调研、客户服务等部门。它能够大大简化文档流转和版本控制的流程，提高团队协作的效率和准确性。

3、百度网盘

亮点功能 ：

超大存储空间 ：提供海量存储空间，满足企业长期存储的需求。

自动备份与同步 ：支持文件的自动备份和同步功能，确保数据不丢失。

安全认证 ：通过ISO27001&ISO27018等国际安全认证，保障数据安全。

适用场景 ：

百度网盘适合需要频繁存储和分享大量文件的企业，如媒体、设计、研发等行业。它能够为企业提供便捷的文件存储和分享方式，降低数据存储和传输的成本。

4、中科安企文档管理软件

中科安企文档管理软件集成了多种安全技术，如加密、访问控制、审计跟踪等，以帮助企业有效地管理和保护其敏感信息。该软件以透明加密技术为核心，提供了电子文档加密、操作日志审计、外发文档防护等功能，帮助管理者全面保护文档的机密性和完整性。

主要功能

1、文档加密：

• 该软件采用先进的AES加密算法，对电子文档进行高强度加密，确保文档在传输和存储过程中的安全性。
• 支持实时无感知加密技术，自动加密用户通过指定受控程序创建的文件，提高工作效率。

2、权限管理：

• 提供灵活的权限管理功能，允许企业根据不同角色和部门设置不同的访问权限。
• 每个部门都有单独的权限，不同部门之间默认不可互相访问，但可以根据需求进行必要的设置和授权。

3、审计追踪：

• 记录所有文件访问和操作的日志，支持详细的审计报告生成。
• 有助于企业及时发现异常行为，确保数据安全。

4、外发管控：

• 对外发文档进行严密监控和权限设定，防止未经授权的传播和使用。

• 可以禁止QQ、微信、网盘等应用外发文件，以及禁止U盘、数据线、刻录机、打印机等外设的使用。

5、石墨文档

亮点功能 ：

实时协作编辑 ：支持文档、表格、幻灯片等多种格式的在线协作编辑。

灵活的权限设置 ：提供细致的权限管理功能，确保文档的安全性和隐私性。

跨平台访问 ：支持多设备访问和云端同步功能，实现随时随地办公。

适用场景 ：

石墨文档适合需要频繁进行远程协作和文档编辑的团队，如销售团队、市场营销团队等。它能够提供高效、便捷的文档协作和管理方式，提高团队协作的效率和准确性。

电子文档安全管理系统

电子文档安全管理系统是一种专为保护电子文件的安全性、完整性和访问控制而设计的软件系统。它通过一系列的技术手段和管理策略，确保敏感信息不被未经授权的访问、修改或泄露。

安企神电子文档安全管理系统主要解决涉密专用机文件集中存储和密级标志文件授权管控问题，对涉密文件的集中存储 、共享、访问、授权使用等环节进行管理和审计 。

产品通过将密级标志属性和电子文件进行绑定，对涉密电子文件进行安全访问控制、规范定密签发流程、流转管理以及审计追溯，实现了涉密电子文件的全生命周期监控。

一、产品功能

1、文件授权： 支持用户将本人的文件授权给其他用户，且在授权的时候可以设置授权的文件权限。授权完成后，被授权用户可以查看到授权给自己的文件；授权人也可以根据需要进行授权回收，取消该文件的授权。

2、文件定密管理： 支持对带有密级标志文件的定密管理，主要包括对文件正式定密、文件签发、文件密级变更以及文件解密管理等各个流程状态的管理。

3、文件标志去除： 通过文件标志去除，实现密标环境与非密标环境的文件交换。由于工作原因必须要与未安装密级标志系统的单位进行文件交换时，可通过去除标签操作，将文件的密级标志属性去除，从而达到文件交换的目的。

4、安全访问控制： 通过密级标志的知悉范围属性设置，实现对密级标志文件的细粒度安全访问控制，只允许在知悉范围内的人访问文件，即非授权不能访问。

5、涉密终端文件统计： 能够统计各个终端带有密级标志的文件，并可以查看各个终端的密级标志文件的分布情况。

二、产品优势

1、符合分保规定： 符合分级保护（BMB17-2006）以及军工保密资格标准中对“密级标识”的管理要求。

2、电子文件唯一身份标识： 将身份标识与电子文件进行物理绑定，保证电子生命周期内的唯一性。电子文件一旦附加身份标识，就无法被伪造和篡改。

3、广泛的应用集成拓展： 能够与目前广泛使用的OA系统、电子邮件系统、公文流转系统、打印刻录审计等系统进行良好的系统集成。