电子文档安全管理 (电子文件管理系统有哪些？)

您有没有经历过重要的项目计划、客户资料、财务报表等电子文件分散在每位员工的电脑，版本错乱，想找到全新版本，但发现大家各自为战，不知道哪一个是最后稿件。更可怕的是，一些机密文件被随便共享，安全性得不到保证。在这个数字时代，电子文件管理至关重要，而电子文件管理系统是解决这一问题的关键。今天就为大家介绍几种超实用的电子文件管理系统。

一、电子文件管理混乱，不便接踵而来

1、文档搜索难度高，效率低

随着业务的发展，企业和个人的电子文件愈来愈多。要是没有合理的管理，找到一份文件就像大海捞针。职工在搜索文件上浪费了很多时长，工作效率直线下降。

2、版本管理失控，错误多发

多人编辑同一个电子文件时，容易出现版本错乱。旧版本被误以为是新版本，造成数据错误与内容不一致。

3、安全隐患多，机密泄露

电子文件包含大量的商业秘密、客户资料、个人信息等。如果缺乏有效的安全工作，文档有可能被非法访问、复制和传播。

二、几个超实用的电子文件管理系统

1、安企神电子文件管理系统

安企神功能十分强大。它支持多用户线上协作，团队人员可实时看到对方的修改，如同在同一张桌子上工作一样方便，大大提升了协作效率。

有着强大的权限管理功能，管理者可以根据职工的岗位和职责，详细设定文件访问权限，如只读、编辑、删除等，有效预防非法访问和仿冒文件。

而且，它也有一个完整的备份系统，能够及时一键备份数据，即使遇到计算机故障、病毒攻击，也不必担心文件遗失。

此外，安企神还提供文档审批流程，重要文件的修改和发布都需要经过审批，以保证文档准确性和规范化。

2、易度文件管理系统

易度致力于帮助企业解决文档存储、安全管理、检索、在线查看、协作编写、文档发布控制等问题。其具有集中存储功能，将大量企业文档统一存储，便于管理。

在安全方面，提供多维度的权限管理，从用户、企业到职位，能够设置不同的操作权限，保证文件的安全。

搜索文件十分方便，支持全文索引，能够快速从海量数据中精准定位需要的文件。同时，还支持各类文件的在线预览，无需下载，即可直接查询文件内容，提高效率。

3、致得 E6 合作文档管理系统

致得 E6 全面整合文件管理、纸版文件管理、多媒体管理、图型文件管理、安全加密、协同办公等应用管理，各功能息息相关，完成全过程无缝管理。它不仅能管理常见的电子文件，还能对纸版文件进行数字化管理，便于统一存储和查询。

在协作办公层面，适宜团队人员线上协作，实时沟通，配合文档的编辑和处理。此外，采用先进加密技术，对文件进行加密存储，防止非法获取文件，确保数据安全。

4、优米网盘文档管理系统

优米网盘的主要作用包含集中存储、权限管理、全文搜索、流程审批、操作日志、数据备份等。

集中存储功能，可将公司文档集中存储在云端，便捷职工随时访问。

权限管理根据不同的用户设置不同的访问级别，以保证文档只能被受权人员访问。

全文搜索功能完善，输入关键词即可快速寻找有关文件。

流程审批功能可自定义办理流程，进行文件标准化管理。

操作日志详细记录了文档操作历史，便于追朔和管理。

数据备份功能及时备份数据，防止内容遗失。

三、总结

在这个数据安全第一的年代，不能让电子文件管理问题困扰你。尽早选择一个合适的电子文件管理系统，不论是企业还是个人，在这些系统的支持下，电子文件管理也将变得容易和高效。

在公司里，关键项目文档分散在每个员工的电脑，版本很混乱，想找到最新版本，但发现每个人各做各的，不知道哪一个是最后稿件。客户急需一个方案，你在电脑上疯狂搜索，却怎么也找不到，急得满头大汗。更可怕的是，一些绝密文件被随便共享，安全性得不到保证。这些场景是巧合吗？实际上，很多企业都被文档管理问题所困扰。别担心，今天就给大家介绍几类超实用的电子文档管理系统，帮你解决各种问题。

一、企业文档管理混乱，麻烦接踵而至

1、文档检索难度高，效率低

随着企业的发展，文档的数量越来越多。要是没有合理的管理，寻找一份文件就像大海捞针。员工在搜索文档上浪费了大量的时间，工作效率骤降。比如，市场规划案例需要参考之前的活动材料，但由于文档存放错乱，需要很长时间才能发现信息，严重损害了规划进展。

2、版本管理失控，错误多发

多人编辑同一文档时，容易出现版本错乱。旧版本被误以为是新版本，造成数据错误与内容不一致。比如，财务报表，因为版本问题与错误的数据，可能会对企业带来严重的财产损失。

3、安全隐患多，造成机密泄露

企业的文档包含很多的商业秘密、客户资料等。假如缺乏有效的安全工作，文档有可能被非法访问、复制和散播。比如，员工随便将秘密文件发送至外界邮箱，一旦泄漏，企业将面临巨大的风险。

二、为什么公司需要电子文档管理系统？

1、组织与检索效率高

电子文档管理系统能够对文档进行分类和标签管理，建立清楚的目录结构。根据关键字搜索，员工能够快速查找需要的文档，节约时间精力，提高效率。

2、精准版本操纵

系统自动备份文档历史改变和不同版本。员工可以随时查看历史版本，比较差别，避免版本错乱，保证使用新的、最准确的文档。

3、严格的安全防护

仅有受权人才能查询和编写文档，才能设定访问权限。加密绝密文件，防止数据泄漏，保证企业信息安全。

三、这些电子文档管理系统值得拥有

1、安企神电子文档管理系统

安企神支持多用户同时线上协作，团队人员可实时看到对方的修改，如同在同一张桌子上工作一样方便。

有着强大的权限管理功能，管理者可以根据员工的岗位和职责，详细设定文档访问权限，如只读、写、删等。

而且，它也有一个完整的备份系统，定时一键备份文档，即使遇到电脑故障、病毒攻击，也不必担心文档遗失。此外，安企神还提供文档审批流程，需要审批重要文档的变更和发布，以保证文档准确性和规范化。

2、百灵鸟文档管理系统

百灵鸟的独特之处在于把所有的文档存储在数据库中，有效地避免了传统文件夹中可能出现的病毒攻击或人为破坏。支持多用户、多权限管理模式，权限设置更加高效，能够轻松根据企业角色设置权限。

在文档查询方面，不但可以精确查看关键信息，还能够支持内容模糊查询，方便员工快速查找需要的文档。同时，此系统还加入了文档查询报表功能，能够进行模糊组合查询，并将结果导出到 Excel 文档、操作日志管理，也便于管理员明确工作职责。

3、腾讯文档企业版

腾讯文档企业版为企业带来了全链接的文档编写、存储、经流转和分享能力。它有一个简单易用的页面，员工不用繁杂的培训就能上手。适用多人实时协作，可在同一文档中同时编辑、评论，大大提升了协作效率。

此外，腾讯文档与企业微信紧密结合，方便企业内部沟通与合作。企业微信文档有 SaaS 版本和私有化版本，提供一体化模块化办公组合能力；腾讯文档也有独立的私有化版本和私有化版本 SaaS API 版本满足用户单独构建系统的需要。

四、总结

在竞争激烈的商业环境中，高效的文档管理是企业提升竞争力的关键。不能让文档管理难题阻拦企业的发展，选择合适的电子文件管理系统，使企业的文档管理更高效与安全。

企业的文档就像我们家的传家宝，里边蕴藏着无数的智慧和精力。但是你知道吗？如果这种传家宝被不法分子盯上了，后果是不可预测的。为了保障这一珍贵的文档，我们应该谈谈一个超级有用的工具——文档安全系统，他就像给文档穿上一层“铁布衫”，让文档安全安心。

一、文档安全系统：为文档加上“保护罩”

假如你手上有一张宝藏图片，上边标着无数的宝藏部分。那如果这张宝藏图片被坏人抢去，那就太糟糕了。企业的文档是这样的，可能包含重要的客户资料、商业机密、财务报告等，一旦泄漏，后果很严重。文档安全系统是为这种文档添加一个“防护罩”。

1、加密保护，让文档穿上“隐身衣”

文档安全系统能够加密文档，就像在文档上穿一件“隐形衣服”。没有正确的密匙，没有人能开启这种文档。这样，即便文档意外泄漏，也不必担心里面的东西泄漏。

2、权限管理，谁该看谁不该看

该系统也将严格把控文档的访问权限。这是文档的“主人”，谁只能看到却无法修改，谁根本无法见到，都规定的清晰。就像我们家的门锁一样，锁匙必须给正确的人，不能让所有人都可以随便开启。

3、操作日志，记录文档的每一次操作

系统还能够记录文档的每一个操作日志，例如谁看了，何时看过，看过多久，是否有修改。这样，假如文档出了问题，我们就能有证据了，知道是谁动了手脚。

4、防泄漏技术，为文档加上“警报器”

最主要的是，文档安全系统还可以防止文档被非法复制、粘贴或截屏。一旦有人尝试这么做，系统可以马上发出警报，并采取措施阻拦泄露。

二、安企神：文档安全的“守卫者”

说了这么多，你可能想问：“文档安全系统听起来不错，但真的那么好用吗？”别担心，这将介绍一个非常守卫者——安企神。安企神文档安全系统就像在文档安全系统中添加了一个“buff”，使它更强大。

1、智能监控、文档状况实时监控

安企神能够实时监控文档的安全状态。一旦出现非法访问、变更或泄漏文档等异常情况，可立即发出警报，并采取措施维护文档安全。

2、风险预警，提前预防潜在威胁

它还能通过大数据分析提前发现隐藏文档安全风险并发出警告。这样，我们就能在风险发生之前采取措施来预防它。

3、一键备份，数据安全无忧

安企神还将对文档进行一键备份，以保证数据的安全。这样，即便初始文档意外毁坏或丢失，我们还可以从备份中恢复。

4、合规审计，确保依法依规审计

它也能帮助我们进行合规审计，确保公司的文档管理合乎有关法律法规的需求，避免纠纷。

三、结语

朋友们，企业的文档就像我们家的传家宝，一定要好好照料。安企神文档安全系统不仅能保护文档的安全，还能提升大家工作效率。因此，如果你还担忧企业文档的监管，不妨试试安企神文档安全系统吧！

近期，一家知名公司因为内部Excel文档没有设置密码设置，导致大量隐秘数据泄漏，引发了密切关注。这一事件再次提醒你，数据安全并不是一件琐事，设置Excel密码设置刻不容缓。那样，如何为Excel文档设置密码呢？下面，让我们详细解释设置过程。

一、Excel内置密码设置方式

1、打开Excel文档：打开你需要设置密码的Excel文档。

2、进到“信息”面板：在Excel菜单栏中，点击“文档”选项，点击“信息”面板。

3、挑选加密方式：在“信息”面板中，寻找并点击“保护工作簿”下拉列表。有两种加密技术供选择：一种是“用密码加密”来设置打开文档的密码；另一种是“限制编辑”来设置编辑权限和加密。

4、设置密码：如果选“用密码加密”，在弹出的对话框中请输入需要设置的密码，并在“确认密码”框中再度键入以检查。如果选“限制编辑”，你需要设置编辑权限，如容许用户操作，随后设置密码设置此权限。

5、保存文件：设置密码后，记得保存文件。下次开启此文件时，系统将要求输入密码进行访问或撰写。

二、Excel其他加密维护方法

除上述内嵌密码设置方式外，Excel还提供其他几类加密保护方式：

1、隐藏工作表：右键点击需要隐藏的工作表标签，并选择“隐藏”。隐藏工作表不会展示在工作簿标签栏中，但依然能通过VBA编号访问。因而，提议与其它加密方法结合使用。

2、保护工作簿结构与窗口

在“审阅”工具栏中，点击“更改工作簿结构”按键，挑选“保护工作簿结构与窗口”。设置密码后，无法插入、删掉、移动或隐藏工作表。

3、VBA代码加密

如果你使用VBA代码来提升Excel功能，或许你就可以加密VBA代码。开启Excel的VBA编辑器(按Alt+F11)在“工具”菜单中选择“VBAProject属性”，并在“保护”工具栏中设置密码。这将保持VBA编号不被查看或修改，但不影响Excel汇报的正常使用。

三、专业加密软件推荐——安企神

尽管Excel内置的密码保护早已足够强大，但需要更高安全水平的公司可以考虑使用专业的加密软件。安企神就是这样一个值得推荐的加密软件。

1、多种加密方法

为针对不同企业的加密规定，安企神提供了多种加密算法，包含透明加密、智能加密、落地加密等。

2、详尽的权限设置

通过安企神软件，您可以对文件的访问、撰写、打印等情形进行全面的权限设置，以保证仅有授权用户才能访问和修改文件。

3、全面的日志审计

安企神还提供全面的日志审计功能，可以记录和跟踪文件的操作行为，协助管理员及时发现和处理潜在的安全风险。

4、易于使用

安企神页面简单明了，操作方便实用。即便是第一次使用的用户也能快速入门，熟悉各种作用。

总之，设置Excel密码设置是保护数据安全的重要措施之一。通过Excel内置的密码设置方法与安企神等相关加密软件的使用，能够更有效的预防数据泄漏风险，保证企业信息的安全性完好性。

在如今信息爆炸的时代，企业文档做为知识资产的关键载体，其安全直接关系到企业的竞争力和稳步发展。企业需要采取一系列综合策略，从制度、技术、管理等维度搭建坚不可摧的文档安全防御，才能在没有硝烟的前提下赢得这场“文档安全战”。在这过程中，安企神软件以其卓越的性能和综合作用，成为很多企业的首选合作方。

一、制度建设

1、制订严格文件分类和保密等级制度：明确什么文档属于敏感信息，什么文档可以发布和共享，为后续的权限管理和加密策略提供借鉴。

2、建立文档访问和使用应用程序步骤：全部文档的访问、撰写和共享都应通过层层审批，以确保操作的每一步都有印记，责任到人。

3、定时开展安全培训：提高员工的信息安全意识，让员工把握文档泄露的伤害和防范措施，形成全体人员参加的安全文化。

二、核心技术

1、文档加密算法：运用顶尖加密算法对敏感文档进行加密、存储和传送。即便文档被非法获取，也无法直接读取其内容。

2、权限管理系统：依据职工的角色和职责，分派不同的文档访问权限，进行细粒度权限设置，有效预防内部泄漏。

3、行为监控与审计：对文件的操作行为进行实时监控，记录每次访问、变更、分享等行为，便于后面跟踪审计。

4、水印及跟踪技术：在文档里加入唯一标识的水印，一旦文档泄漏，泄漏源就能迅速寻找。

三、优化管理流程

1、文档生命周期管理：从文档的建设、存放、使用到销毁，对整个生命周期进行安全管理，保证每个环节都有明确的安全措施。

2、及时备份和灾难恢复计划：创建及时备份数据制度，制订灾难恢复计划，保证事故发生时数据尽快恢复。

3、外部共享操作：严格控制必须和外部合作方沟通的文档，如设定访问密码、时间期限等。

结语

企业文档安全是一场持久战，需要从制度建设、核心技术、优化管理流程等维度搭建各方面的保护体系。在这过程中，安企神软件以其卓越的性能和综合作用成为我们必不可少合作伙伴。让我们携手安企神，共同维护企业的知识资产，为企业的稳步发展服务！