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Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止

2024-11-28

做Excel博主这么久,回答了很多粉丝的问题,我发现,提高工作效率,不是精通函数, 掌握VBA代码,而是需要一个干净规整的数据源!

在实际的工作中,那些无解的Excel问题,99%都是由于奇葩的数据格式造成的,今天跟大家整理了几个Excel表格构建的规则。先不要问为什么,照着做就对了!

一、首选1维表

下图左侧的是1维表,右侧的是2维度,在Excel中函数基本都是根据1维表来设置的,所以它更便于数据的统计与提取

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图1)

二、不要使用合并单元格

合并单元格会造成数据的缺失,函数得到的结果往往是错误的,除此之外,透视表、分列、筛选等很多工具,也都是无法使用的。

想要禁用合并单元格,按下Ctrl+T将表格转换为超级表

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图2)

三、同列同格式

同列同格式,简单来说就是1列数据,他们的数据格式都是一致的,1列数据如果存在多种格式,后期数据多了怎么出错的都找不到。

如下图,缺考可以直接写0,如果需要可以新建一列单独备注缺考

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图3)

四、不要录入单位

数据录入的时候,不要带单位一起录入,可以考虑将单位放在表头,方便后期的统计与计算。不然后期统计的时候是比较麻烦的

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图4)

五、不要敲空格

前几天一个几千行程序的代码运行错误,我整整找了1天,就是因为多敲了一个空格。Excel也是一样的,数据是什么就录入什么就好了,千万不要为了美观给数据敲空格,不然很难纠错的

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图5)

六、避免1日1表

所谓的1日1表,就是为1天的数据单独新建一个sheet!我们完全可以将1个月、1年、甚至是5年的数据录入在1个sheet中,这样的话方便数据的查询与统计!

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图6)

七、避免使用颜色区分数据

利用颜色标记数据,后期需要统计数据,大概率只能一个一个数了,正确率还不敢保证,正确的做法是新建一列,来进行数据的标记,后期统计更加方便。

Excel高手的8点建议,听劝照做!让工作效率提高10倍不止(图7)

八、其他一些规则

1.同类数据,表格样式要统一,方便进行数据的汇总与统计

2. 能通过公式计算引用的,不要手动输入,保证数据的统一性

3.数据源不要添加空白行与空白列

4.数据源不要添加类别小计、合并

5.数据源不要添加标题

以上就是一些Excel数据录入的规则了,按照这个规则来构建数据源,工作效率会有质的提升。

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