如何管控企业外发的文件?(文件外发控制管理办法？)

2024-10-29

在当今数字化时代，企业数据的安全性与保密性面临着前所未有的挑战。随着员工远程办公的普及和各类移动设备的广泛应用，如何有效控制企业内部文件的外发，防止敏感信息泄露，成为了企业管理层亟待解决的重要问题。

一、安企神软件系统概述

安企神软件系统（Monitoring & Integrity Tracking System）是一款集终端监控、数据安全、行为审计于一体的综合管理平台。它不仅能够实时监控员工的电脑使用情况，包括文件操作、网络访问等，还能通过智能分析技术，自动识别并阻止潜在的数据泄露风险，有效保护企业核心资产的安全。

二、文件外发控制核心功能

1. 文件加密与权限管理

功能描述：安企神软件系统支持对敏感文件进行自动加密处理，只有经过授权的用户才能在特定范围内访问和解密这些文件。同时，系统支持细粒度的权限管理，可以根据员工角色和职责分配不同的文件访问和操作权限。

2. 外发审批流程

功能描述：任何尝试将文件通过邮件、即时通讯软件或移动存储设备带出企业的行为，均需经过预设的审批流程。系统支持自定义审批链，确保每一份外发文件都经过严格的审核与批准。

3. 内容审查与过滤

功能描述：安企神软件系统内置强大的内容审查引擎，能够实时扫描并识别邮件、聊天记录及上传下载的文件内容，自动拦截包含敏感信息的外发行为。同时，系统支持关键词库自定义，满足企业个性化的安全需求。

4. USB端口控制与移动设备管理

功能描述：为防止通过USB存储设备非法拷贝文件，安企神软件系统提供了USB端口控制功能，可禁止或限制USB设备的读写权限。此外，系统还支持对电脑等移动设备的接入管理，确保移动设备在连接企业网络时不会成为数据泄露的漏洞。

5. 行为审计与报告

功能描述：系统详细记录所有用户的文件操作行为，包括文件访问、修改、删除、外发等，并支持生成详细的审计报告。这些报告不仅能帮助企业发现潜在的安全威胁，还能为事故调查和责任追究提供有力证据。

三、实施建议

1.明确安全策略：根据企业实际情况，制定清晰的文件外发控制策略，明确哪些文件属于敏感信息，哪些操作需要审批。

2.员工培训：加强员工的信息安全意识培训，使员工了解文件外发控制的重要性及违规操作的后果。

3.持续优化：定期评估系统运行效果，根据反馈和新的安全威胁调整策略，保持系统的有效性和适应性。

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