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这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止

2024-10-25

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这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图1)

还在 Word 长文档中一段段设置格式?

现在开始培养「样式」意识,学会把活交给 Word 哥!

01还原一个真实的故事

W 君将一份上百页的文档编辑好后邮件给老板,老板回复:

第一次:把所有二级标题改为蓝色

W 君找呀找,刷呀刷

第二次:算了,还是改绿色吧,环保

……

第三次:把所有三级标题改红色,醒目

……

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图2)

虽然某些情况下可以使用「查找和替换」批量更改格式,但一劳永逸的方法还是从一开始编辑长文档时就使用“样式”。

02什么是「样式」

Word 中的「样式」是格式指令的集合,我们可以用它来设置字符或段落在文档中的格式,让文档拥有一致、精美的外观。

打开 Word 就能看见「样式」哦 ↓

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图3)

03如何使用「样式」

下面以编辑一份名为「Office 365 简介」的长文档为例介绍「样式」的用法:

对文档标题「Office 365 简介」应用「标题」样式。

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图4)

对第一部分的标题「Word 简介」应用「标题 1」样式、对其所包含的「Word 新功能」应用「标题 2」样式。

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修改默认样式

如果对默认样式不满意,可以对其进行修改。

例如这里我觉得「标题 1」的默认样式字号太大,就可以右键单击【标题 1】,选择【修改】,在对话框中修改字号。

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新建样式

也可以新建样式,单击【样式】区右下角的箭头打开【样式】窗格,单击【新建样式】按钮,进行各种格式设置后该新建样式就会出现在样式库中。

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图7)

接下来对文档中的同级标题应用相应的样式,例如「Excel 简介」和「Word 简介」属于同级标题,应用「标题 1」样式,以此类推。

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为样式设置专属快捷键

不想一直这样点来点去?那就为每个样式指定专属快捷键来提高效率吧!

例如这里将「标题 1」的快捷键指定为【 Alt + 1】(或其他未被指定的快捷键)。

右键单击【标题 1】,选择【修改】,进入【格式】选择【快捷键】进行指定即可。

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04使用「样式]有什么好处

使用「样式」后,可以批量更改格式、轻松提高文档颜值、快速重组文档及生成目录。

批量更改格式

如果老板要求将所有二级标题的颜色改为蓝色,使用「样式」后30秒之内就能搞定!

将文档中某个二级标题的颜色改为蓝色后,右键单击【标题 2】,选择【更新 标题 2 以匹配所选内容】即可将文档中的所有二级标题颜色改为蓝色。

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轻松提高文档颜值

可以使用「设计」选项卡更改整个文档的格式,让文档更专业!

单击【设计】选项卡,浏览不同「主题」下的「样式集」。

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还可以轻松更改文档整体的配色和字体。

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快速重组文档

老板要求在文档中先介绍大家不太熟悉的 SharePoint、OneDrive for Business 等内容,把 Word 等放后面。

又要复制粘贴搞半天?不用,使用「样式」后打开「导航窗格」就可以轻松重组文档啦!

单击【视图】选项卡,勾选【导航窗格】,即可在左侧看见文档的整体组织结构。

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在「导航窗格」中进行拖动即可重组文档。

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在处理较长的复杂文档时,可以单击标题旁的小三角形以折叠某些内容。

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图15)

提示:若要在文档中折叠或展开所有标题,请右键单击标题,然后单击【展开/折叠】,点击【展开所有标题】或【折叠所有标题】。

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快速生成目录

Word 使用文档中的标题构建自动目录,对要包括在目录中的文本应用标题样式后即可轻松生成目录。

单击【引用】,选择【目录】,然后从列表中选择一个【自动目录】样式即可。

这个应该是Word中最好用的技能!用好它效率提升三倍不止(图17)

看完了,Word 哥厉害吗?还怕啥报告和论文!

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