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事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!

2024-10-24

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来看 3 个常见的 Office 小操作,看看你有没有因为他们头疼过?

01 PPT 里怎么划重点?

PPT 里,经常要对重点位置进行标注,引导观众的注意力。

画线、画框、标红……有很多种方法。

可是,如果你知道绘图笔,可以画得随意又好看

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图1)

 

就是这么简单,这个功能从Office 2013 开始就有了,你体验过了么?

02 Word 中画流程图,真的很麻烦?

流程图在工作中很常见,复杂一点的,当然要用专业的绘图软件来做。

但是对于一些比较简单的流程图,其实用 Word 就可以轻松搞定。

比如要在 Word 中画这样一张流程图,你会怎么做呢?

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图2)

 

很多人一上来就不管三七二十一,直接插入形状,开始插入矩形:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图3)

 

但是这种方法不仅需要一个形状一个形状地调整,当形状画多了之后,很难一下选中多个形状一起移动。

其实,他们第一步就做错了!

用 Word 画流程图的正确姿势是:首先,我们需要创建一个绘图画布:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图4)

 

然后,我们就可以像在 PPT 中画图一样,轻松地在绘图画布上添加各种元素并进行调整。

比如,选中形状,按住 Ctrl+D 键即可批量复制:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图5)

 

比如,拖动一下鼠标即可框选多个元素:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图6)

 

再比如,按住 Ctrl 键拖动元素即可快速复制,同时按住 Shift 键即可水平或垂直移动~

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图7)

 

瞧,用这种方法画流程图是不是方便快捷了很多呢?

以后要在 Word 里面绘制图形的时候,记住这个方法呦~

03 Excel 长表格,打印浪费纸?

在打印 Excel 表格的时候,你有没有遇到这样一种长长的表格:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图8)

 

如果直接用 Excel 打印出来,不仅会浪费大量纸张,而且显得不够优雅~

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图9)

 

那这样的问题应该如何解决呢?

如果用 Excel 来解决,需要用到一堆函数公式。

但是如果你知道 Word 里面的分栏功能,这个问题就很简单了。

我们只需要把表格复制到 Word 文档中,分栏即可:

事实上,我们可能连最基本的 Office 操作都没有掌握!(图10)

 

通过这种方式来打印表格,即不浪费纸张又简单 ~

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