本文转发自51cto.com
文件管理控制系统有助于保护该领域的数据。这些专门设计的系统使来自不同来源的文档更容易管理和关联。此外,它还通过映射纸质、数字和法律记录来简化对信息的访问,并组织多家企业之间的数据存储。
1、访问权限
管理文档提供的访问权限允许用户根据其在企业中的特定角色访问数据。这有助于保护信息免受未经授权的访问,因为用户被限制访问数据取决于他们的部分。使用此系统,每个用户只能访问自己的相关信息,而不能访问其他人使用的文档。
2、定义和位置
文档控制通常映射纸质、数字和法律记录,并帮助组织多个企业之间的数据存储。这使得跟踪数据以及数据如何链接在一起变得更加容易,从而帮助企业提高效率。此外,由于数据是用适当的信息组织和分组的,因此更容易理解不同记录的原因。
3、元数据管理
文档管理系统通常会跟踪元数据,元数据是任何非隐藏和非二进制属性。这有助于组织确定属于他们的数据在哪里,以及在哪里可以找到这些数据。此外,对元数据所做的任何更改都有助于确保原始数据组织,在位置发生更改的情况下仍然存在。
4、信息治理计划
信息治理计划通常需要一套政策和标准来管理数据及其存储。在实现这一点时,企业确保数据得到适当的管理和跟踪。此外,指南和标准旨在创建一个框架,以更有效和更安全地收集数据。
5、被动审计
文档控制使审计更加高效,因为它跟踪所有记录,有助于查明对数据所做的任何未经授权的更改。在未经授权的访问或类似问题的情况下,企业在出现未经授权的访问或类似问题时相应地计划应对措施。由于文件控制系统通常与公司信息系统集成,它有助于创建一个有效的审计框架。
6、数字档案备份管理
文档通常被认为比其他类型的信息更安全,因为它们很容易被销毁。即使在出于法律原因需要记录的情况下,销毁原始文件仍可保护数据。硬拷贝很容易被切碎或烧毁,数字记录可以被覆盖或分解成碎片。这使得追踪任何可能丢失或被盗的数据变得容易。
7、单一事实来源
文档控制有助于为所有文档创建单一的真实来源,无论其来源如何。随着文档得到管理,企业可以更轻松地确认文档中保存的数据是否真实。当不同记录之间存在差异时,跟踪原始记录或其副本中的不准确之处会更容易。大企业使用文档控制软件,确保最新版本的文档在正确的时间提供给正确的人。
8、数据安全
文档控制系统有助于管理多个企业之间的数据存储,创建一个集成的存储系统,该系统在物理上分散并由每个企业控制。它确保任何人都不能访问域外的数据,因为数据只能通过安全网络访问。它还有助于保护敏感数据不被未经授权的人员或企业访问。
9、用于数据共享的公共数据存储库
典型的数据存储库可帮助企业共享和整理来自不同文档的信息。这使他们能够存储和跟踪来自其他来源的数据,并将各种记录链接到单个数据集中。由于它拥有所有原始信息,因此可以跟踪对数据所做的任何更改,而不会失败或影响与之链接的任何其他记录。
结论
对于企业来说,保护自己免受未经授权的访问或损坏至关重要。安企神文档管理基于网络的企业文档管理及知识管理的软件,是一款安全,高效的文档管理软件;提供强大的企业文件管理功能,协助企业更高效地管理企业知识的整个生命周期:从创建、修改、版本控制、审批程序、存储、查询和反复使用。为企业提供文件集中存储、文件共享、协同办公、移动办公服务,为企业提供便捷的文件共享和协作,实现企业各种办公需求!
安企神是一款功能强大的企业级安全软件,集终端安全、数据防泄密、文件加密、员工行为审计、上网行为管理、电脑屏幕监控为一体,保障您的企业信息安全。
我们的产品具有以下优势:
筑牢安全防线:安企神企业助力特种设备机械企业数据防泄密解决方案
西安苛菲特机械设备有限公司 西安苛菲特机械设备有限公司致力于特种设备的发展,专业从事特种设备的研发、制造和销售。目前已成为有色冶金特种设备、大型船舶特种设备、煤化工特种设备的领军品牌,并在业内得到了“ 特种设备专家”的称号。公司以打造国内一流特种设备为使命,主要产品定型为高品质特种(高温、高压、高合金)流量控...
安企神软件——为中国铁道建筑集团有限公司筑牢数据防泄密系统
01公司介绍中国铁建是中国乃至全球最具实力、最具规模的特大型综合建设集团之一,入选世界500强企业、全球225家最大承包商之一等荣誉。公司以工程承包为主业,集勘察、设计、投融资、施工、设备安装、工程监理、技术咨询、外经外贸于一体,经营业务遍及除台湾省外全国31个省市(自治区)、世界20多个国家和地区,企业总资产820亿...
强化终端安全,安企神软件与涂料制造企业共创安全未来
西安经建油漆有限责任公司规模化、专业化、现代化涂料制造企业西安经建油漆有限责任公司,年涂料生产能力20万吨,为中国中西部实力较强、产能较大的涂料制造企业。公司成立伊始便积极承担起重点建设项目及国防军事工业、航空航天工业提供配套涂料科研开发及生产任务。多次受到中国航天科技集团总公司的通令嘉奖,为我国航天事业跻身世界前列做...
全球著名减震器制造商——天纳克携手安企神共筑安全制造新防线
天纳克(北京)汽车减振器有限公司天纳克(北京)汽车减振器有限公司成立于1995年,是天纳克在中国最早投资的合资企业。公司集设计、开发、生产及销售汽车减振器于一身。作为天纳克全球网络的一部分,能充分享受天纳克全球的技术积累经验和国际领先的设计理念,加之先进的生产设备和工艺技术。天纳克(北京)汽车减振器有限公司完全能保证为...
强强联合!安企神软件携手瀚颐共筑汽车行业终端安全防线
瀚颐上海汽车电子科技有限公司EAST瀚颐中国团队成立于2015年。是国际AUTOSAR软件联盟的研发伙伴单位。具备汽车电子硬件设计、软件开发、CAN网络集成、系统集成测试以及项目管理的全面研发能力。专注于汽车电子以及相关产业并拥有25年以上的专业经验,拥有来自于德国和中国业内专家和高管组成的顾问团队,并向全球汽车行业客...