电子文档管理系统DMS

2023-03-04

电子文档管理系统(Document Management System，简称DMS)是一种用于对电子文件资源进行组织、处理和存储的系统。它可以实现快速的存取每一个文件，并将这些文件或数据进行分类管理，以便更有效的进行后期访问。电子文件管理系统有两个主要的任务：一是确保文件目录信息被正确维护，二是确保文件安全、可用性和权限制约。

DMS系统能提高企业内部信息管理水平，可以提高企业内部工作效率，提高企业经济效益。 DMS系统它可以帮助企业及时发现、研究有利可图的商业机会，及时生成各类文档和记录，有效的改善企业的公文流转、审批及文档管理系统，使企业的内部管理体系变得灵活、可控、及时及高效。

DMS系统很多地方都有应用，它可以在各个角落给企业带来良好的未来发展空间。对于文档数据的安全保护，企业劳动强度的减轻，作业流程的的效率的基础上可以使用DMS，并及时发现文档中存在的问题，从而使企业能够及时做出有效的改进。

DMS在文档管理方面，可以根据企业特点，设计不同维度的文档分类，如按照部门、按照文件类型、权限管理，可以将同一类文档归纳在一个文件夹中，可以让企业更高效的管理文档。并提供文档在多个计算机之间的共享，以及不同人员权限的设置，提高文件的保密性和安全性，以达到节省管理劳动力的目的。

此外，DMS还可以提供数据审计功能，标记文件修改时间，让用户清晰的知道哪个版本是可信赖的；可以根据关键字来检索文档，提高文档检索效率；可以自动备份文档，以防止系统意外发生故障而引起的文档丢失；还可以提及再现报表功能，以便能更快的发现及分析文档中的问题。

电子文档管理系统对企业信息管理的发展具有重要的意义，它可以让企业信息的收集、记录、分析、发布和维护变得十分高效而又安全，企业可以根据自己的需求购买不同模块的DMS系统，比如关于文档管理、文档审核、权限管理等模块，以确保不同部门之间的文件管理安全性，提高文件分发的效率，降低企业对信息管理方面的成本支出。

不管是小型企业还是大型企业，都可以采用电子文件管理系统，从而更有效的管理企业内部的文档，提高文件管理的效率。只有实现文档管理的效率化和完善，企业的每一项文档历程都有可以合规，才能使企业的发展步伐走得更加稳健，最终为企业的发展提供更好的保障。