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数据防泄密系统是通过一定的安全技术手段，例如数据透明加密技术，对数据加密防止企业的重要数据或信息资产被内部员工私自外泄或者外部网络攻击而流出。工作中，企业文档数据的流转包括创建、存储、转发使用和传输等几个主要过程。数据防泄密系统就是对公司数据文件透明加密管控，公司内部使用是明文，外发出去是密文。不改变员工使用习惯，保护企业的机密信息不被非法存储、使用和传输。做到文档数据的全生命周期管控，全程监管信息流通的各个环节，企业数据安全就受到严密的保护。
数据防泄密系统以数据透明加密为基础。日常所有的类型文件，都能被加密。加密过程透明无感，加密过的文档，未经许可及对应权限即无法打开，即使被私自拷贝走打开也是乱码显示，无法查看文件的真实内容。无论内部人员流出或外部入侵都无法造成数据的泄密。只有经过管理员解密审批后，外发出去的文档才能正常打开。
管理员通过权限管理，能精确控制终端用户对文件的访问、修改编辑（包括复制、截屏、打印）权限，同时可以划分文件密级，有效防止终端越权访问行为。常见的通过U盘拷贝、网盘邮件发送等方式的泄露手段都将无用武之地。
公司内部文件在创建后即被强制自动加密，采用透明加密技术，可自由设置所支持的自动透明加密的应用策略，在文档数据需要外发时，需申请管理员解密审批。防止文件被二次扩散。
基于公司员工要经常出差到客户现场办公，数据防泄密系统采取离线授权模式来保证员工出差时对加密文件的正常使用。在没有网络的已经授权绑定的终端环境中，电脑也可以正常对文件进行加解密等操作。若员工超过管理员设置的离线时间，出差电脑上也将无法打开加密文件。
解决企业数据安全的问题任重道远，数据防泄密系统的应用正当其时。各企业应该及早部署，早做防范，以免重要机密文件外泄。
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