文档加密软件如何保证外发文件安全？

2022-07-08

着企业信息化的发展和业务的扩大，对外合作日益增多，越来越频繁地需要和大量业务伙伴之间进行文件数据交换，如：向供应商提供产品设计图纸，向甲方提供设计方案…文档加密后会面临一个问题：需要外发的文档怎么处理？如果将文件解密后外发，那代表着一旦文件离开企业，泄密风险将大大增加，文件在外不受控，如果不解密，合作伙伴在没有加密软件的支持下，是无法查看加密文件的，文件外发包由此诞生。

1、通过合规流程创建文件外发包

文件外发包旨在当文件接收方非公司人员，并且需要控制接收方的文件使用权限，防止外部人员泄密，如：禁止文件接收方复制编辑文件、打开时显示水印、过期自动删除等等。

当企业对外交互业务中，终端用户可通过审批或者自行将加密文件创建成文件外发包，事先设置接收方的文件使用权限，接收方在不需要安装加密客户端情况下通过安企神外发文件查看器查看加密文档，此方案可有效防止文件外发后的二次泄密。

限制使用人员：绑定指定的外部终端，限制外部人员只能在特定终端打开外发文件，同时辅以密码校验，避免无关人员查看。

限制使用权限：在打开文档时显示水印信息，禁止截屏、复制、打印是有效防止外部人员窃密的技术手段。

过期自动删除：对文件打开次数，使用期限做出控制，防止机密资料在对外合作结束后被继续使用。

2、审计文件外发行为

同时为确保企业内部人员的文件外发行为合规，安企神文档安全模块可以限制终端文件外发权限，限制私人邮箱、网盘、QQ、微信等私人聊天软件，只允许通过企业微信、钉钉等方式外发，审计每一次外发行为，从文件本身以及用户行为确保文件安全。