企业文档管理信息化改革

2022-07-08

近年来，传统企业在互联网大潮的推动下，纷纷加快了企业信息化建设的步伐，而传统的文档管理模式已无法适应现代化的企业发展需求，亟需引进先进的管理办法与工具经验，促进企业信息化改革。

　　一、传统企业文档管理现状

　　文档管理意识薄弱

　　多数传统企业对文档管理工作不重视，意识懈怠，文档管理专业程度不够。普遍存在文档信息更新不及时，保存方式不合理，信息残损缺失、数据不安全易泄漏等系列问题。一方面是文档管理工作枯燥，员工缺少热情，容易产生懈怠。另一方面是由于文档管理工作不能快速促进业务改进或直接带来收益，企业员工往往忽视其重要性。这些都影响着文档管理工作的专业化进程。

　　文档管理设备和技术落后

　　由于文档管理工作缺少管理经验与先进工具支持,导致企业文档管理整体落后。一些企业仍然采用共享文件夹和FTP服务器这样的传统文件管理方式，文件的安全性无法保障、文件被修改后无法存储历史版本、文件被删除无法恢复导致文件的丢失等一系列问题与诸多安全隐患仍存在。伴随互联网技术的发展与企业业务的深入，共享文件夹和FTP服务器已经无法满足日益增长的文件存储、共享及应用需求。这个时候，企业及时引进一个高效专业的企业文档管理系统，显得迫切与关键。

　　二、企业文档管理工作改进策略和方法

　　树立现代化的文档管理理念

　　思维策略决定执行方式，在企业内至上而下树立现代化的文档管理理念，提高全体员工对文档管理工作的重视，是实现企业文档管理信息化革新的前提。只有改革传统文档管理观念，实现思想转变，才能自觉投入文档管理工作，保持热情，提高积极性。

　　搭建文档管理平台, 提高办公自动化水平

　　伴随计算机技术的快速发展，越来越多的企业享受到了信息化改革的快捷便利。适时引进先进的信息化管理手段，搭建专业高效的企业文档管理平台是加快企业信息化建设，逐步提升管理效率的保障。作为国内领先的文档管理解决方案提供商，开始云文档管理系统可以帮助企业解决文件存储备份、分类管理、分享协作、版本管理、权限设置等需求，有助于提高员工的工作效率，降低企业的运营成本。

　　统一文档管理标准，建立文档管理制度

　　制定相应的文档管理工作制度，对员工进行行为规范,可以有效提高文档管理工作的效率。首先要对文档管理工作体制进行改革，制定标准化的作业流程，确保文档管理工作规范有序，科学合理。其次要加强对员工的培训指导，熟练业务，提升员工的专业度，使得文档管理工作变得规范、可控。